Mit dieser smarten Excel-Vorlage bewältigst Du die Arbeitszeiterfassung Deiner Mitarbeiter. Neben Soll-Stunden und Ist-Stunden werden auch Urlaub, Krankheit, Feiertag sowie Überstunden erfasst und für jeden Monat ausgegeben.
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Die Kern-Funktionen der Excel-Vorlage-Arbeitszeiterfassung sind:
- Eine Tabelle für jeden Monat
- Automatische Berechnung von Pausen- und Arbeitszeiten
- Berücksichtigung der gesetzlichen Pausenregelung
- Erfassen von Arbeitszeiten und Pausenzeiten über Mitternacht
- Automatische Berechnung von Über- bzw. Minusstunden und Übertrag in die nächsten Monate
- Berücksichtigung von Urlaub, Feiertag, Gleittag, Krankheit, Kinderkrank und weiterer Sondertage
- unterschiedliche Soll-Arbeitsstunden für verschiedene Wochentage möglich (Montag bis Sonntag)
- unterschiedliche Wochenarbeitsstunden für bis zu 3 Phasen pro Jahr möglich
- eine übersichtliche Tabelle für jeden Monat mit automatischer Formatierung der Wochenenden
- ist für mehrere Jahre nutzbar
Die Vorlage-Arbeitszeiterfassung läuft in Excel und LibreOffice und kommt komplett ohne Makros oder gesperrte Bereiche aus. Du kannst sie also nach Deinem Belieben anpassen und erweitern. Die Vorlage enthält 2 Dateien. Eine Muster-Datei und eine blanko-Datei.
Vorlage Arbeitszeiterfassung jetzt kaufen und sofort loslegen!
Unmittelbar nach dem Kauf wirst Du zur Download-Seite weitergeleitet, wo Du die Excel Vorlage Arbeitszeiterfassung herunterladen und sofort ohne Installation verwenden kannst.
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Dieter Bernhardt
Geld-zurück-Garantie
Solltest Du mit der Excel Vorlage Arbeitszeiterfassung nicht zufrieden sein, kannst Du innerhalb von 30 Tagen vom Kauf zurücktreten und erhältst Dein Geld zurück.
Sicher bezahlen im Internet
Ich kann gut nachvollziehen, falls Du Bedenken hast, Bank- oder Kreditkarten-Daten im Internet einzutragen. Deshalb überlasse ich die Zahlungsabwicklung Digistore24, dem deutschen Spezialisten für sichere Zahlungsabwicklung. Du kannst zwischen mehreren Zahloptionen wählen.
Noch individueller? Aber gerne!
Wenn Du aus der Excel-Vorlage noch mehr herausholen möchtest und ganz individuelle Anpassungen benötigst, dann nimm meinen Excel-Service in Anspruch und wir passen die Vorlage gemeinsam exakt an Deine Bedürfnisse an.
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Dann nimm mit mir Kontakt auf!
Haftungsausschluss
Trotz größter Sorgfalt, kann ich keine Haftung für Funktionalität, Aktualität oder Vollständigkeit der Excel-Vorlage übernehmen. Das Verwenden der Excel-Vorlage geschieht daher auf eigene Verantwortung. Die Tabelle, die Bedienungsanleitung, Beiträge auf meiner Website oder sonstige Veröffentlichungen von mir stellen in keiner Weise eine Steuerberatung dar.
Häufig gestellte Fragen / FAQ
Folgend gebe ich Antworten auf häufig gestellte Fragen.
Wie funktioniert die Pausenzeitberechnung?
Standardmäßig werden die Pausenzeiten automatisch berechnet. Dazu werden die Werte aus den Spalten „Pause von“ und „Pause bis“ verrechnet und in der Spalte „Pause“ ausgegeben. Wenn die ermittelte Pausenzeit geringer ist als die gesetzlich vorgeschriebene Pausenzeit, wird die gesetzliche Pausenzeit in Spalte „Pause“ ausgegeben.
Kann ich meine Pausendauer auch per Hand eingeben anstatt „von“ und „bis“ zu nutzen?
Du kannst in der Spalte „Pause“ Deine zu berücksichtigende Pause auch manuell eintragen. Dadurch überschreibst Du die Formel und die automatisch Berechnung (inkl. Berücksichtigung der gesetzl. Pausenzeiten) wird abgestellt.
Können die gesetzlichen Pausenzeiten ausgestellt werden?
Ja, die gesetzlichen Pausenzeiten können ausgeschalten werden. Dann werden nur die tatsächlich gemachten Pausen berücksichtigt. Gehe wie folgt vor:
- Navigiere zu der Tabelle „Voreinstellungen“
- Lösche die Werte aus den Zellen B22 – B25 (die 5 in B26 stehen lassen)
- In Zelle C26 änderst Du den Wert 00:45 in 00:00
- Trage Arbeitszeiten an einem beliebigen Tag ein, um die Anpassung zu testen
Kann ich halbe Urlaubstage eintragen?
Wenn Du in einer Monatstabelle in der Spalte „Code“ ein U für Urlaub auswählst, wird für den Tag die IST-Arbeitszeit ausgegeben, die für diesen Wochentag in der Tabelle „Voreinstellungen“ (Zeile 16 bis 18) eingetragen ist.
Halbe Urlaubstage sind in der Vorlage nicht vorgesehen.
Wenn Du lange und kurze Arbeitstage hast, rate ich dazu, die Wochenarbeitszeit gleichmäßig auf alle Tage zu verteilen.
An den kurzen Tag machst Du dann Minusstunden und an dem langen Tag Plusstunden.
Kann ich bei Urlaub oder Feiertag Extra-Stunden erfassen?
Wenn Du in einer Monatstabelle in der Spalte „Code“ ein U oder F auswählst, wird für den Tag die IST-Arbeitszeit ausgegeben, die für diesen Wochentag in der Tabelle „Voreinstellungen“ (Zeile 16 bis 18) eingetragen ist.
Die Spalten „Kommt“ und „Geht“ werden nicht berücksichtigt. Daher kannst Du dort auch keine Extra-Stunden erfassen, falls Du am Urlaubs- oder Feiertag arbeitest.
Du musst wie folgt vorgehen:
- Wähle ein U oder F in der Spalte „Code“ aus
- Lese in der Spalte „IST-AZ“ Deine Stunden für Urlaub oder Feiertag ab / Bspw. 5 Stunden
- Rechne im Kopf Deine Extra-Stunden hinzu / Bspw. 3 Stunden Extra-Arbeit
- Trage das Ergebnis in die Spalte „IST-AZ“ ein und überschreiben damit die Formel / 8 Stunden
Changelog / Änderungshistorie
Folgend erfährst Du, welche Änderungen in den einzelnen Version bearbeitet wurden.
Version 1.4 vom 11.01.23
- Im Namensmanager wurde ein überflüssiger Bezug zu einer externen Datei entfernt. Der Bezug verursachte in älteren Versionen keinen Fehler. Jedoch wurde beim Öffnen der Datei in LibreOffice auf den Bezug hingewiesen. In Excel erschien kein Hinweis. Ein Update ist nicht zwingend notwendig.
Version 1.3 vom 02.01.23
- In der Tabelle „Voreinstellungen“ wurde im Bereich „Basisdaten“ das Jahr auf 2023 geändert.
- In der Tabelle „Voreinstellungen“ wurden im Bereich „SOLL-Arbeitszeit“ die Jahre auf 2023 geändert.
- In den Monatstabellen wurden die gesetzlichen Feiertage in der Spalte „Bemerkungen“ eingetragen.
- Feiertag, die in allen Bundesländern gelten, wurden in der Spalte „Code“ mit einem F versehen.
- Feiertag, die nicht in allen Bundesländern gelten, wurden in der Spalte „Code“ mit keinem Buchstaben versehen. Dies muss individuell nachgetragen werden.
Version 1.2 vom 21.07.21
- Bisher wurde die IST-Arbeitszeit in Spalte J auf 10 Stunden begrenzt, da sich diese Begrenzung aus dem Arbeitszeitgesetz ergibt. Allerdings kann es hiervon auch Abweichungen geben. Daher wird die Zahl 10, die bisher fest in die Formel programmiert war, durch eine Variable ersetzt. Der Wert für die Variable kann nun global in der Tabelle Voreinstellungen gepflegt werden.
Version 1.1 vom 06.07.21
- Bei einigen Zeilen in den Monatstabellen war die Uhrzeit falsch formatiert. Die Formatierung wurde angepasst.
- In der Tabelle Voreinstellungen wurde Kommentare ergänzt, um die Funktionsweise zu erklären. Einerseits zum korrekten Eintragen der Arbeitsstunden im Format hh:mm. Andererseits ein Hinweis für Mitarbeiter, die erst im Laufe des Jahres anfangen.
- Die Vorlage wurde so überarbeitet, dass nun auch Arbeitszeiten für Samstag und Sonntag hinterlegt werden können. Dafür wurden folgende Änderungen vorgenommen:
- in der Tabelle „Voreinstellungen“ wurde der Bereich Soll-Arbeitszeit um die Spalten Samstag und Sonntag ergänzt
- in den Monats-Tabellen wurden die Formeln in der Spalte Arbeitszeit-SOLL überarbeitet, so dass auch Werte für Samstag und Sonntag aus der Tabelle „Voreinstellungen“ gezogen werden können. (Bsp.: $I$18 wurde ausgetauscht durch $K$18)
- in den Monats-Tabellen wurden die Spalten „Arbeitstag laut Code“ und „Arbeitstag laut Wochentag und Code“ gelöscht, da der Wochentag nicht mehr relevant dafür ist, ob an dem Tag gearbeitet werden muss.
- Arbeitszeiten und Pausenzeiten, die über Mitternacht gehen, werden nun korrekt erfasst.
Bsp.: 22:00 bis 06:00 ergeben 08:00 Stunden
In den Monatstabellen wurden die Formeln der Spalten Q und T angepasst.
Hallo Piere,
kann mann auch die Gleitzeit Stundenweise eintragen zum Beisp. Arbeitszeit von 08:00 – 12:00 Uhre und ab 12:01 – 16:30 Uhr Gleitzeit wird das im der Überstundenspalte übernommen
Gruß Klaus
Hallo Klaus,
ich bin mir nicht ganz sicher, was Du meinst. Sollte Dir die Antwort nicht weiterhelfen, gib noch mal Bescheid. Gerne auch per Mail.
Unter Gleitzeit verstehe ich, dass Du keine festen Anfangs- und Endzeit hast. In der Überstunden-Spalte wird Zeit hinzuaddiert, wenn die IST-Zeit größer ist als die SOLL-Zeit.
Zur Berechnung der IST-Zeit wird die tatsächliche Anfangszeit, Endzeit und Pausenzeit berücksichtigt. Für die IST-Zeit ist nicht relevant, wann Du anfangen müsstest.
VG Pierre
Hallo,
wie geht das mit 3-Schicht-System deine arbeitszeittabelle??
gruß
Hallo Ingo,
Du kannst mit der Tabelle auch Schichten abbilden.
Trage einfach Anfangs- und Endzeit ein.
Ich habe es eben getestet mit den Werten 6-14, 14-22 und 22-6 Uhr.
Bei Bedarf kannst Du mir gerne auch noch mal Deine Rückmeldung als Mail schicken.
VG Pierre
Ich bin sehr zufrieden mit der Zeiterfassung. Noch besser finde ich aber den Service. Ich hatte ein kleines Problem mit der voreingestellten maximalen Arbeitszeit. Eine Mail an Pierre und er hat das Problem behoben und die Vorlage erweitert, sodass man nun die maximal mögliche tägliche Arbeitszeit selber eingeben kann. Das nenne ich mal Kundenfreundlichkeit.
Und das das Preis-Leitungsverhältnis stimmt, brauche ich wohl nicht weiter zu erläutern.
Hallo Piere,
gute Idee und Hilfe und besonders interessant, weil man die umständliche Dezimal und Stundenumrechnung nicht machen muss.
Doch ich habe ein paar Fragen:
1. Was schon der andere „Kollege“ Dieter geschrieben hat: Es gibt die Schichtarbeiter bei den Personaldienstleistern, die sehr oft am Samstag arbeiten. Auch manchmal wird am Feiertag gearbeitet. Wie wird dies eingetragen, oder kannst Du die Tabellen „Updaten“?
2. Thema Schichtarbeit:
Beispiel: Der Arbeiter beginnt die Nachtschicht um 22 Uhr am Freitag, und ist am Samstag um 6 Uhrfertig. Wie musst Du das in die Tabelle eintragen?
3. Überstunden, die in den Schichtzeiten anfallen, oder am Wochenende; wie rechnet das Programm dies, bzw. wo und wie trägt man dies ein?
4. Ist es möglich, den Lohn einzutragen, um am Ende des Monats zu sehen, (je nach Stundenlohn) was man verdient hat?
5. Wenn Lohn, und Nachtarbeit, dann sollte man auch die jeweiligen Nachtzuschläge erkennen können. Diese müssen dann in die Ergebnistabelle einzusehen sein.
6. Es gibt gesetzliche und freiwillige Schichtzulagen. Das bedeutet, dass viele Arbeitsstellen ab einer bestimmten Uhrzeit, 25% extra zahlen müssen, und ab einer weiteren Uhrzeit sogar 50% zahlen „sollten“. Doch diese (meist Zeitarbeitsfirmen) geben nur 25% die ganze Nacht, z.B. Doch dann gibt es wieder die Samstags- Sonntags- und Feietragszulage, die gesetzlich verpflichtend ist.
Und das, was viele (selbst ich) nicht kapieren ist das mit dem Arbeitszeitkonto.
Wenn Du da mal Dir Gedanken machen könntest, und Dir diese Herausforderung einmal annehmen kannst, die in eine Tabelle einzubauen, dann wüsste ich auf Anhieb 5 Personen, die diese Tabelle anwenden würden.
Denn als Helfer für Flüchtlinge habe ich immer wieder mit diesen Menschen zu tun, die bei Zeitarbeitsfirmen arbeiten, und ihre Stunden gerne täglich einsehen möchten.
Sicher interessiert es auch andere Leser und Nutzer von Deinen Tabellen.
PS: Ich nutze deine EÜR. Abner dazu schreibe ich Dir eine persönliche Mail.
Hall Oli,
Danke für die Anregungen. Ich melde mich per Mail bei Dir.
VG Pierre
Hallo Pierre,
leider werden die Tage am Wochenende automatisch mit 0 erfasst. Besser wäre es, wenn die Sollzeiten Mo-So separat eingestellt werden könnten. Es gibt doch auch Leute die am WE arbeiten…
Frohes Schaffen…Dieter
Hallo Dieter,
Danke für die Rückmeldung. Ich nehme es in die Liste der potentiellen Anpassungen / Erweiterungen auf. Ich suche noch Tester für die Erweiterung. Hast Du Interesse? Melde Dich doch per Mail bei mir.
VG Pierre