Excel-Vorlage: Automatisierte Angebots- und Rechnungserstellung inkl. Produkt- und Kundendatenbank

Mit dieser Excel-Vorlage vereinfachst Du Deinen Workflow vom Angebot über den Lieferschein bis zur Rechnungsstellung. Wie? Mit einer clever integrierten Produkt- und Kundendatenbank!

Vorschaubilder

Das Problem

Wünschst Du Dir manchmal, ein Angebot in eine Rechnung umwandeln zu können, ohne alle Daten mühselig mit Copy & Paste von einer Word-Vorlage in die andere übertragen zu müssen? Findest Du es lästig, bei Stammkunden jedes Mal neu die Kundenadresse herauszusuchen? Und wie war nochmal die Produktnummer der angefragten Dienstleistung?

Die Lösung

In dieser Excel-Vorlage hinterlegst Du regelmäßig wiederkehrende Kunden- und Produktdaten einmalig in der integrierten Produkt- und Kundendatenbank. Wenn Du ein Angebot schreibst oder eine Rechnung stellst, wählst Du bequem via Dropdown-Menü die benötigten Kundendaten und Produktangaben aus. Diese werden automatisch in das Dokument übernommen und Du trägst lediglich noch projektbezogene Informationen wie Rechnungsnummer, Leistungszeitraum und Menge per Hand ein – et voilà, im Handumdrehen ist Dein Dokument fertig.

Deine Vorteile

Mit einer einzigen Vorlage erstellst Du künftig alle Deine Rechnungen, Angebote und Lieferscheine. Du verwaltest Deine Produkt- und Kundendaten an einem zentralen Ort und sparst so eine Menge Zeit. Mit dieser Vorlage wirst Du unabhängig: Du organisierst Deine Dokumente auf Deinem lokalen Rechner und bist nicht gezwungen, Deine Daten in einer Cloud abzulegen. Und Du bezahlst die Vorlage nur einmal und hast keine laufenden monatlichen Kosten.

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Kundenstimmen

Alle Features der Excel-Vorlage „Angebots- und Rechnungserstellung“ im Überblick

Vorauswahl & Dokument-Varianten

• Du wählst bequem per Dropdown-Menü, ob Du ein Angebot oder eine Rechnung erstellst. Entsprechend passen sich die in der Vorlage hinterlegten Texte an. Diese Textbausteine kannst Du selbstverständlich editieren.
• Du kannst mit der Vorlage verschiedene Angebots- und Rechnungsvarianten erstellen. Entsprechend ändert sich der Aufbau und die Formatierung des Dokuments – siehe Screenshots (JPG) oder Muster-Dokumente (PDF):
  • Mit Ausweis der USt. an Geschäftskunden
  • Mit Ausweis der USt. an Privatkunden
  • Ohne USt. bei Kleinunternehmer-Regelung (§19 UStG.) oder bei Reverse-Charge (§13b UStG)

Kundendatenbank

• In der Kundendatenbank pflegst Du alle Informationen zu Deinen Kunden wie Name, Anschrift, Zahlungsziel etc. Darüber hinaus kannst Du weitere Felder anlegen und für Dich relevante Kundeninformationen wie z.B. Geburtstage oder Branche erfassen.
• Während der Angebots- und Rechnungserstellung wählst Du den Kunden bequem per Dropdown-Menü über die Kundennummer oder den Kunden-Namen aus.
  • Name und Anschrift werden automatisch aus der Kundendatenbank übernommen.
  • Wenn Du die Kundendatenbank nicht nutzt, kannst Du alternativ die Kunden-Daten auch direkt in das Angebot oder die Rechnung eingeben. Entsprechend wird das Dokument ohne Kundennummer erstellt.

Produktdatenbank

• In der Produktdatenbank verwaltest Du alle Deine Produkte und kannst eigene Felder definieren.
• Neben Produkten kannst Du auch Dienstleistungen wie z.B. Beratung, Webdesign oder Malerarbeiten hinterlegen.
• Die Produkte, die Du für Dein Dokument (Angebot oder Rechnung) benötigst, wählst Du bequem per Dropdown-Menü über die Produktnummer oder die Produktbezeichnung aus.
• Daten wie Preis, Einheit, Bezeichnung oder USt.-Satz werden automatisch aus der Produktdatenbank übernommen.

Positionen

• Du kannst in Dein Dokument standardmäßig bis zu 8 Positionen eintragen. Nicht genutzte Positionen werden automatisch unsichtbar und können bei Bedarf auch ausgeblendet werden. Weitere Positionen können einfach hinzugefügt werden.
• Alternativ zum Standard-Preis aus der Produktdatenbank kannst Du für jede Position in Deinem Dokument einen individuellen Preis angegeben.
• Du kannst für jede Position einen Rabatt eingeben. Wenn Du keinen Rabatt gewährst, werden die Rabatt-Felder auch nicht angezeigt.

Automatisierung

• Im Angebot gibst Du die Angebotsgültigkeit einfach in Tagen an – die Vorlage berechnet das genaue Datum und trägt es ein.
• Du kannst Angebote mit und ohne Angebotsnummer erstellen.
• Du erstellst im Handumdrehen aus einem Angebot eine Rechnung oder aus einem alten Angebot ein neues Angebot.
• Du kannst bequem via Dropdown-Menü auswählen, ob als Leistungszeitraum das Rechnungsdatum oder ein von Dir per Hand eingetragener Wert übernommen werden soll.
• In der Rechnung wird das Zahlungsziel berechnet.
  • Dabei wird für jeden Kunden automatisch sein individuelles Zahlungsziel aus der Kundendatenbank übernommen. Das Zahlungsziel kannst Du für jeden Kunden einzeln in der Kundendatenbank pflegen.
  • Zusätzlich kannst Du während der Rechnungserstellung händisch ein Zahlungsziel angeben, falls Du für Deine Kunden kein individuelles Zahlungsziel pflegst bzw. dieses nicht zur Anwendung kommen soll.
  • Du kannst das Zahlungsziel auch ausblenden.
• Bei der Erstellung einer Rechnung entsteht automatisch ein Lieferschein, den Du nutzen und mit weiteren Informationen füllen kannst (siehe Screenshots und Muster-Dokumente unten).
• Die erstellten Rechnungsinformationen werden in einem eigenen Tabellenblatt so dargestellt, sodass Du sie einfach kopieren und (falls Du diese ebenfalls nutzt) in die Excel-Vorlage-EÜR einfügen kannst.

Benutzerfreundliches und fehlerfreies Arbeiten

• Die Dokumente haben ein zeitloses, schlichtes und übersichtliches Design, das Du problemlos an Dein Corporate Design anpassen kannst:
  • Oben rechts im Dokument kannst Du Firmenname und Slogan oder ein Bild einsetzen.
  • Wichtige Firmeninformationen erscheinen in der Fußzeile.
  • Auch die Schrift kannst Du nach Belieben anpassen.
• Die mit Werten zu füllenden Zellen sind in der Excel-Vorlage farblich hervorgehoben, sodass Du sehr intuitiv mit der Vorlage arbeitest.
• Die Vorlage ist mit einer Fehlerüberprüfung ausgestattet, sodass Du während der Dokumentenerstellung durch farblichen Hervorhebung der entsprechenden Zellen auf Unschlüssigkeit hingewiesen wirst.
  • Beispiel: Wenn Du eine Rechnung erstellst, musst Du eine Rechnungsnummer vergeben. Wenn dies nicht geschieht, wird entsprechender Hinweistext ausgegeben und die Zelle wird farblich hervorgehoben.
• Die Druckbereiche sind bereits festgelegt, sodass Du Deine fertigen Dokumente schnell drucken und als PDF speichern kannst.
• Du erstellst für jede Rechnung und jedes Angebot automatisch eine separate Datei.

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Haftungsausschluss

Trotz größter Sorgfalt, kann ich keine Haftung für Funktionalität, Aktualität oder Vollständigkeit der Excel-Vorlage übernehmen. Das Verwenden der Excel-Vorlage geschieht daher auf eigene Verantwortung. Die Tabelle, die Bedienungsanleitung, Beiträge auf meiner Website oder sonstige Veröffentlichungen von mir stellen in keiner Weise eine Steuerberatung dar.