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Excel-Vorlage: Automatisierte Angebots- und Rechnungserstellung inkl. Produkt- und Kundendatenbank

Mit dieser Excel-Vorlage vereinfachst Du Deinen Workflow vom Angebot über den Lieferschein bis zur Rechnungsstellung. Wie? Mit einer clever integrierten Produkt- und Kundendatenbank!

Das Problem

Wünschst Du Dir manchmal, ein Angebot in eine Rechnung umwandeln zu können, ohne alle Daten mühselig mit Copy & Paste von einer Word-Vorlage in die andere übertragen zu müssen? Findest Du es lästig, bei Stammkunden jedes Mal neu die Kundenadresse herauszusuchen? Und wie war nochmal die Produktnummer der angefragten Dienstleistung?

Die Lösung

In dieser Excel-Vorlage hinterlegst Du regelmäßig wiederkehrende Kunden- und Produktdaten einmalig in der integrierten Produkt- und Kundendatenbank. Wenn Du ein Angebot schreibst oder eine Rechnung stellst, wählst Du bequem via Dropdown-Menü die benötigten Kundendaten und Produktangaben aus. Diese werden automatisch in das Dokument übernommen und Du trägst lediglich noch projektbezogene Informationen wie Rechnungsnummer, Leistungszeitraum und Menge per Hand ein – et voilà, im Handumdrehen ist Dein Dokument fertig.

Deine Vorteile

Mit einer einzigen Vorlage erstellst Du künftig alle Deine Rechnungen, Angebote und Lieferscheine. Du verwaltest Deine Produkt- und Kundendaten an einem zentralen Ort und sparst so eine Menge Zeit. Mit dieser Vorlage wirst Du unabhängig: Du organisierst Deine Dokumente auf Deinem lokalen Rechner und bist nicht gezwungen, Deine Daten in einer Cloud abzulegen. Und Du bezahlst die Vorlage nur einmal und hast keine laufenden monatlichen Kosten.

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Kundenstimmen

Die Rechnungsvorlage hat mich von Anfang an interessiert, schon in der Entwicklungsphase. Jetzt, wo sie fertig ist, habe ich sie mir sofort gekauft. Das ist genau das, was ein kleinerer Unternehmer braucht, um einwandfreie Angebote und Rechnungen zu erstellen. Mehr muss nicht sein. Und wenn man wirklich mehr benötigt, kann man sie jederzeit erweitern. Mithilfe der Tutorials von Pierre kann man alles einwandfrei bedienen. Ich bin begeistert und kann die Vorlage nur weiterempfehlen. Weiter so, Pierre!
Cornelia Angerer

Alle Features der Excel-Vorlage „Angebots- und Rechnungserstellung“ im Überblick

Vorauswahl & Dokument-Varianten

  • Du wählst bequem per Dropdown-Menü, ob Du ein Angebot oder eine Rechnung erstellst. Entsprechend passen sich die in der Vorlage hinterlegten Texte an. Diese Textbausteine kannst Du selbstverständlich editieren.
  • Du kannst mit der Vorlage verschiedene Angebots- und Rechnungsvarianten erstellen. Entsprechend ändert sich der Aufbau und die Formatierung des Dokuments – siehe Screenshots (JPG) oder Muster-Dokumente (PDF):
    • Mit Ausweis der USt. an Geschäftskunden
    • Mit Ausweis der USt. an Privatkunden
    • Ohne USt. bei Kleinunternehmer-Regelung (§19 UStG.) oder bei Reverse-Charge (§13b UStG)

Kundendatenbank

  • In der Kundendatenbank pflegst Du alle Informationen zu Deinen Kunden wie Name, Anschrift, Zahlungsziel etc. Darüber hinaus kannst Du weitere Felder anlegen und für Dich relevante Kundeninformationen wie z.B. Geburtstage oder Branche erfassen.
  • Während der Angebots- und Rechnungserstellung wählst Du den Kunden bequem per Dropdown-Menü über die Kundennummer oder den Kunden-Namen aus.
    • Name und Anschrift werden automatisch aus der Kundendatenbank übernommen.
    • Wenn Du die Kundendatenbank nicht nutzt, kannst Du alternativ die Kunden-Daten auch direkt in das Angebot oder die Rechnung eingeben. Entsprechend wird das Dokument ohne Kundennummer erstellt.

Produktdatenbank

  • In der Produktdatenbank verwaltest Du alle Deine Produkte und kannst eigene Felder definieren.
  • Neben Produkten kannst Du auch Dienstleistungen wie z.B. Beratung, Webdesign oder Malerarbeiten hinterlegen.
  • Die Produkte, die Du für Dein Dokument (Angebot oder Rechnung) benötigst, wählst Du bequem per Dropdown-Menü über die Produktnummer oder die Produktbezeichnung aus.
  • Daten wie Preis, Einheit, Bezeichnung oder USt.-Satz werden automatisch aus der Produktdatenbank übernommen.

Positionen

  • Du kannst in Dein Dokument standardmäßig bis zu 8 Positionen eintragen. Nicht genutzte Positionen werden automatisch unsichtbar und können bei Bedarf auch ausgeblendet werden. Weitere Positionen können einfach hinzugefügt werden.
  • Alternativ zum Standard-Preis aus der Produktdatenbank kannst Du für jede Position in Deinem Dokument einen individuellen Preis angegeben.
  • Du kannst für jede Position einen Rabatt eingeben. Wenn Du keinen Rabatt gewährst, werden die Rabatt-Felder auch nicht angezeigt.

Automatisierung

  • Im Angebot gibst Du die Angebotsgültigkeit einfach in Tagen an – die Vorlage berechnet das genaue Datum und trägt es ein.
  • Du kannst Angebote mit und ohne Angebotsnummer erstellen.
  • Du erstellst im Handumdrehen aus einem Angebot eine Rechnung oder aus einem alten Angebot ein neues Angebot.
  • Du kannst bequem via Dropdown-Menü auswählen, ob als Leistungszeitraum das Rechnungsdatum oder ein von Dir per Hand eingetragener Wert übernommen werden soll.
  • In der Rechnung wird das Zahlungsziel berechnet.
    • Dabei wird für jeden Kunden automatisch sein individuelles Zahlungsziel aus der Kundendatenbank übernommen. Das Zahlungsziel kannst Du für jeden Kunden einzeln in der Kundendatenbank pflegen.
    • Zusätzlich kannst Du während der Rechnungserstellung händisch ein Zahlungsziel angeben, falls Du für Deine Kunden kein individuelles Zahlungsziel pflegst bzw. dieses nicht zur Anwendung kommen soll.
    • Du kannst das Zahlungsziel auch ausblenden.
  • Bei der Erstellung einer Rechnung entsteht automatisch ein Lieferschein, den Du nutzen und mit weiteren Informationen füllen kannst (siehe Screenshots und Muster-Dokumente unten).
  • Die erstellten Rechnungsinformationen werden in einem eigenen Tabellenblatt so dargestellt, sodass Du sie einfach kopieren und (falls Du diese ebenfalls nutzt) in die Excel-Vorlage-EÜR einfügen kannst.

Benutzerfreundliches und fehlerfreies Arbeiten

  • Die Dokumente haben ein zeitloses, schlichtes und übersichtliches Design, das Du problemlos an Dein Corporate Design anpassen kannst:
    • Oben rechts im Dokument kannst Du Firmenname und Slogan oder ein Bild einsetzen.
    • Wichtige Firmeninformationen erscheinen in der Fußzeile.
    • Auch die Schrift kannst Du nach Belieben anpassen.
  • Die mit Werten zu füllenden Zellen sind in der Excel-Vorlage farblich hervorgehoben, sodass Du sehr intuitiv mit der Vorlage arbeitest.
  • Die Vorlage ist mit einer Fehlerüberprüfung ausgestattet, sodass Du während der Dokumentenerstellung durch farblichen Hervorhebung der entsprechenden Zellen auf Unschlüssigkeit hingewiesen wirst.
    • Beispiel: Wenn Du eine Rechnung erstellst, musst Du eine Rechnungsnummer vergeben. Wenn dies nicht geschieht, wird entsprechender Hinweistext ausgegeben und die Zelle wird farblich hervorgehoben.
  • Die Druckbereiche sind bereits festgelegt, sodass Du Deine fertigen Dokumente schnell drucken und als PDF speichern kannst.
  • Du erstellst für jede Rechnung und jedes Angebot automatisch eine separate Datei.

Programmvoraussetzungen

  • Die Vorlage funktioniert ohne Makros und hat keine Abhängigkeiten von anderen Programmen.
  • Die Vorlage funktioniert nur in der Version 1.0 nur in MS Excel. Mit der Version 2.0 wurde die Vorlage so erweitert, dass sie auch in OpenOffice und LibreOffice läuft. Du erhältst beim Kauf beide Versionen.
  • Einmal gekauft, kannst Du sie für immer nutzen.

Unkompliziert loslegen

Mit der ausführlichen Bedienungsanleitung (die Du Dir übrigens vorab anschauen kannst), den Video-Tutorials und der Muster-Vorlage mit Muster-Werten gelingt Dir ein müheloser Einstieg in das Arbeiten mit der Vorlage.
Direkt nach dem Kauf wirst Du zur Download-Seite weitergeleitet, wo Du Dir die Excel-Vorlage herunterladen kannst. Es ist keine Installation nötig – einfach anklicken und anfangen.

Mal reinschnuppern?

Wenn Du vor dem Kauf ein Gefühl dafür bekommen möchtest, wie die fertigen Angebote, Lieferscheine und Rechnungen aussehen, kannst Du einige mit der Excel-Vorlage erstellte Muster-Dokumente (PDF) betrachten.

Noch individueller? Aber gerne!

Wenn Du aus der Excel-Vorlage noch mehr herausholen möchtest und ganz individuelle Anpassungen benötigst, dann nimm meinen Excel-Service in Anspruch und wir passen die Vorlage gemeinsam exakt an Deine Bedürfnisse an.

Geld-zurück-Garantie

Excel-Vorlage-Betriebskosten-Abrechnung-Geld-zurueck

Solltest Du mit der Excel-Vorlage-Angebots-Rechnungserstellung nicht zufrieden sein, kannst Du innerhalb von 30 Tagen vom Kauf zurücktreten und erhältst Dein Geld zurück.

Sicher bezahlen im Internet

Ich kann gut nachvollziehen, falls Du Bedenken hast, Bank- oder Kreditkarten-Daten im Internet einzutragen. Deshalb überlasse ich die Zahlungsabwicklung Digistore24, dem deutschen TÜV-geprüften Spezialisten für sichere Zahlungsabwicklung. Du kannst zwischen mehreren Zahloptionen wählen.

Noch Fragen oder Anregungen?

Dann hinterlasse einen Kommentar, schau im Support-Bereich vorbei oder nimm einfach mit mir Kontakt auf.

Danke an alle Beta-Tester

Ich möchte an dieser Stelle ein dickes Dankeschön an alle Beta-Tester aussprechen, die mit Ihrem großartigen Feedback dazu beigetragen haben, diese tolle Excel-Vorlage zu entwickeln. Ihr seid großartig!

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Haftungsausschluss

Trotz größter Sorgfalt, kann ich keine Haftung für Funktionalität, Aktualität oder Vollständigkeit der Excel-Vorlage übernehmen. Das Verwenden der Excel-Vorlage geschieht daher auf eigene Verantwortung. Die Tabelle, die Bedienungsanleitung, Beiträge auf meiner Website oder sonstige Veröffentlichungen von mir stellen in keiner Weise eine Steuerberatung dar.

Antworte auf Klaus Braemer

27 Kommentare

  • Hallo Pierre,

    Ich benötige eigentlich das gleiche wie Karl-Heinz Borchert plus wäre es von Vorteile wenn ich am Ende des Angebotes einen Rabatt eingeben könnte.

    Ich bitte um Kontaktaufnahme.

    Viele Grüsse
    Kristijan Juric

  • Hallo Pierre,
    da ich oft umfangreiche Angebote erstelle, arbeite ich gerne mit Titeln und Positionen. Hierdurch verbessert sich die Übersicht für den Kunden.
    Besteht die Möglichkeit in deiner Vorlage auch mit Titeln und darin enthaltenen Positionen zu arbeiten? Hier sollte bei jedem Titel die Zwischensumme angezeigt werden. Beispielsweise:
    – Titel 1: Baustelleneinrichtung / Pos. 1.1 Schutzmaßnahmen / Pos. 1.2 Halteverbotszone – (Summe Titel 1)
    – Titel 2: Malerarbeiten / Pos. 2.1 Grundierung / Pos. 2.2 Farbbeschichtung (Summe Titel 2)
    etc.
    Gesamtsumme aller Titel.

    Vielen Dank und viele Grüße
    Karl-Heinz

  • Hallo Pierre,

    ich brauch in der Produktdatenbank mehrzeilige Positionen, da die Texte in Zimmerei- u. Dachdeckerpositionen sehr umfangreich sind.

    Ist das „nachformatieren“ per Hand auch über mehr als zwei Zeilen möglich, und kann das auch in der Vorlage generell eingestellt werden.

    Ich möchte vorhandene Texte aus meinem Leistungsverzeichnis kopieren, da ich die Vorkalkulierten Positionen (Zeit + Material) nicht als

    Gab-Datei in die Excel Produktdatenbank bekomme.

    Freundliche Grüsse Christoph

    • Hallo Christoph,

      unter folgendem Link findest Du Video-Tutorials zu der Vorlage:
      https://www.pierretunger.com/cms/tutorials-rechnungserstellung/

      In dem Video mit dem Titel „Zeilen ein- und ausblenden / optimale Zeilenhöhe“ erkläre ich ab Minute 1 wie Du die Zeilenhöhe einstellst.

      In der Produktdatenbank kannst Du einen Zeilenumbruch mit Alt+Enter erzwingen.

      Gib mir Bescheid, ob Du noch Support brauchst.

      Viele Grüße … Pierre

  • Hallo Pier – sieht toll aus. Funktioniert die Vorlage auch nach dem Upload in Google Sheets? Wenn nein lässt sich das ermöglichen?

    • Hallo Art,
      diese Frage kann ich Dir nicht genau beantworten. Einerseits kommen in der Vorlage viele Funktionen vor, die etwas komplexer bzw. seltener sind. Andererseits entwickelt sich Google Sheets permanent weiter. Du kannst die Vorlage gerne kaufen und testen. Falls Du Google Sheets wegen der Kosten favorisierst, ist vielleicht auch LibreOffice eine Option!?
      VG Pierre

  • Hallo. Ich möchte dies auch gerne mal als Feedback von unserer Seite aus nutzen:
    Absolut und zu 100% empfehlenswert. Die Vorlagen sind einfach und auf den Punkt genau entwickelt. Sehr einfach in der Handhabung und sehr einfach zu verstehen. Ohne viel „Schnick-Schnack“ sind die wichtigsten Sachen vorhanden, oder werden nach Rücksprache sogar implementiert.
    Der Support und die Reaktionszeit von Pierre sind mehr als 5 Sterne Wert. Unglaublich schnell und 100% Lösungsgerecht.
    Wir sind BEGEISTERT. Danke noch einmal Pierre für die Vorlagen :)
    LG, Thomas von 2connect Ltd.&Co.KG

  • Hallo Pierre,

    Ist es möglich eine Datanorm Produktdatenbank eingelesen zu bekommen. Wenn nicht, wäre es überhaupt möglich sowas deinerseits zu erstellen, das man sowas einlesen könnte?

    VG
    Christopher

    • Hallo Christopher,
      ich kenne Datanorm nicht. Eine Einlese- ode rImport-Funktion hat die Vorlage nicht. Wenn Datanorm eine CSV exportiert, kannst Du diese Daten ja einfach mit Copy und Paste in die Produktdatenbank der Vorlage kopieren. Wenn Du dabei Hilfe benötigst, kannst Du mir gerne eine Mail schicken.
      VG Pierre

  • Hallo Pierre,

    ist es möglich, am Ende eines Angebotes einen Text mit „besondere Hinweise“ etc. anzuhängen?
    Falls ja, ist dieser Text in der Länge begrenzt?

    VG Christian

    • Hallo Christian,
      Du kannst für individuelle Texte die Zeilen 29 bis 35 nutzen. In der Spalte I kannst Du die Texte für „Rechnungen“ hinterlegen. In der Spalte L kannst Du die Texte für „Angebote“ hinterlegen.
      Wenn Du Hilfe bei der Anpassung benötigst, kannst Du mich gerne per Mail kontaktieren.
      VG Pierre

  • Hallo Pierre,

    Gibt es eine Rechnungsnummernverwaltung?
    Ordert habe ich die einfach anhand der bisherigen Rechnungen abgespeichert.
    Wir haben 2 Anwendungsfelder, die sich im Dateinamen widerspiegeln würden und ca. 17 Stellen lang wäre. Dazu noch die Re-Nr. wäre total lang und unübersichtlich. Gibt es eine andere Lösung? Danke!

    • Hallo Bettina,
      es gibt keine Verwaltung der Rechnungsnummern. Du trägst die Rechnungsnummer manuell in der Vorlage ein und speicherst dann die Datei unter dem Namen. Du kannst aber auch einen anderen Dateinamen anstatt der Rechnungsnummer verwenden. Eine Übersicht erhältst du auch, in dem Du die Werte aus der Rechnung in eine separate Tabelle übernimmst. Wie dies geht lernst Du im Video „Rechnungswerte in die Excel-Vorlage-EÜR übertragen“ unter https://www.pierretunger.com/cms/tutorials-rechnungserstellung/
      VG Pierre

  • hallo
    würde gerne auch ein Produkt eingeben, ohne das vorher in der Produktdatenbank zu erfassen.
    ist das irgendwie möglich?

    • Hallo Michelle,
      Du kannst in der Voralge nur Produkte auswählen, die vorher in die Datenbank eingetragen wurden. Eine individiuelle Anpassung der Vorlage wäre aber möglich. Wenn dies für Dich interessant ist, kontaktiere mich bitte per Mail.
      VG Pierre

  • Betreff: Excel-Vorlage: Automatisierte Angebots- und Rechnungserstellung inkl. Produkt- und Kundendatenbank

    Hallo Pierre,
    wieviele Positionen kann ich in die Rechnung einfügen und wieviele Zeilen darf eine Position haben? Wird automatisch eine zweite Seite angeleget wenn der Platz nicht ausreicht? Ich bin Einzelunternehmer mit zwei verschiedenen Gewerben ( Tischlerei und Ferienwohnungen). Bräuchte demnach zwei Verschiedene Vorlagen wegen dem Logo und den sich unterscheidenden Angaben in der Fuss- und Kopfzeile.
    Für die Tischlerei fallen oft mehrere Positionen an wo ich auch auf mehrere Seiten verteilen muss. Bei den Ferienwohnungen habe ich verschieden MwSt-Schlüssel 19 und 7 Prozent.Für die Ferienwohnungen langt auch nur die Rechnungsvorlage ohne Lieferschein und ohne Angebot.
    Mach doch mal bitte ein Angebot für beide Vorlagen und teile mir mit ob man auch im Nachgang noch Änderungen vornehmen kann

    Viele Grüße
    Frank

    • Hallo Frank,

      Du kannst soviele Positionen anlegen, wie Du möchtest. Wie das geht, lernst Du in den Tutorials unter https://www.pierretunger.com/cms/tutorials-rechnungserstellung/

      Eine Position hat grundsätzlich eine Zeile. Wenn Du mehrere Zeilen hast, musst Du per Hand „nachformatieren“.

      Wie Du mehrseitige Vorlagen erstellst, lernst Du ebenfalls in den Tutorials.

      Du kannst eine Vorlage für die Tischlerei und eine für die Ferienwohnung erstellen. Kopiere einfach die Vorlage nach dem Download. Mehrere USt.-Sätze sind kein Problem.

      Wenn Du noch Fragen hast, gib Bescheid.

      VG Pierre

  • Diese Vorlage erspart mir mit Sicherheit sehr viel Zeit, wenn alle Kunden- u. Produktdaten erfasst sind. Wahr wohl ein Glückstreffer auf die Seite von Pierre zu stoßen. Ist echt eine Tolle Vorlage :-) Und der Preis ist wirklich günstig. DANKE!!
    Danke Pierre nochmals für die Anpassung meiner persönlichen Tabellen. Macht mir Spaß mit deiner Excel Tabelle zu arbeiten.

  • Ich habe mit dieser Vorlage gefunden, was ich gesucht habe.
    Ich benötigte eine individuelle Anpassung (Währung, MwSt) das hat einwandfrei geklappt, Pierre war total einfach und unkompliziert, für mich erreichbar und hat die Vorlage für mich angepasst. Danke dafür.
    Nun kann ich problemlos meine Kunden- und Produktdaten verwalten und im Handumdrehen meine Rechnungen erstellen.
    Tolle Vorlage!

  • Solide Software, die durch eine individualisierte Anpassung durch Herrn Tunger eine unschlagbar einfache Effizienz erreicht.
    Endlich eine Variante, mit der sich Problemlos über einen NAS und dazugehöriger Cloud Angebote und Rechnungen verwalten und erstellen lassen. Der Preis ist unschlagbar. Effizient und ungebunden vom „Arbeitsplatz“ arbeiten zu können war das Ziel und ist somit erreicht.

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