Die Beschäftigung der ersten Mitarbeitenden bringt nicht nur Verantwortung, sondern auch eine Reihe gesetzlicher Pflichten mit sich. In diesem Beitrag erfährst du, was du beachten musst, wie du Löhne und Sozialversicherungsbeiträge korrekt berechnest und welche Tools dich dabei unterstützen können.
1. Löhne und Sozialabgaben: Wer bekommt was?
Als Arbeitgeber übernimmst du die Rolle eines Verwalters: Du zahlst dem Arbeitnehmer den Nettolohn aus und leitest die einbehaltenen Steuern und AN-Beiträge zur Sozialversicherung an die zuständigen Stellen weiter. Des weiteren bezahlst Du Deine Arbeitgeber-Anteile zur Sozialversicherung.
Die wichtigsten Empfänger im Überblick:
- Mitarbeiter
- erhält den Nettolohn (Bruttolohn abzügl. Lohnsteuer, Kirchensteuer, Soli und AN-Beiträge zur SV)
- Krankenkasse
- erhält Arbeitnehmer-Anteil zur Sozialversicherung
- erhält Arbeitgeber-Anteil zur Sozialversicherung und Umlagen
- Wichtig: Die Krankenkasse ist zentrale Einzugsstelle für alle Sozialversicherungsbeiträge – inklusive Renten-, Arbeitslosen-, Pflege- und Krankenversicherung.
- Finanzamt
- erhält Lohnsteuer
- erhält ggf. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag
- Berufsgenossenschaft
- erhält Umlage zur gesetzlichen Unfallversicherung (i. d. R. jährlich/vierteljährlich)
- Hinweis: Die Beiträge an die Berufsgenossenschaft zählen ebenfalls zu den Personalkosten und müssen in der EÜR als Betriebsausgabe erfasst werden – auch wenn sie nicht monatlich anfallen.
2. Wie wird das in der EÜR dargestellt?
In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung 2024 werden die Ausgaben für eigenes Pesonal in Zeile 30 eingetragen.
In der Anleitung zum Vordruck steht zur Zeile 30 geschrieben:
„Tragen Sie hier Betriebsausgaben für Gehälter, Löhne und Versicherungsbeiträge für Ihre Arbeitnehmer ein. Hierzu gehören sämtliche Bruttolohn- und Gehaltsaufwendungen einschließlich der gezahlten Lohnsteuer (auch Pauschalsteuer nach § 37b EStG) und anderer Nebenkosten.“
In der Excel-Vorlage-EÜR kannst Du in der Tabelle Ausgaben also die folgende Werte eintragen und der Kostenart Personalkosten zuordnen.
- Bruttolohn (-gehalt) inkl. Lohnsteuer und AN-Anteil zur Sozivalversicherung
- Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung und Umlagen (U1, U2, U3)
- Beiträge zur Berufsgenossenschaft
Zum Jahresabschluss überträgst Du dann die Werte zu Elster.
3. Wie berechnet man die Abgaben für Lohnsteuer und Sozialversicherung?
Wenn du nur wenige Mitarbeitende hast, hast du grundsätzlich drei Möglichkeiten:
a) Selbst machen mit Software
Du kannst die Lohnabrechnung eigenständig mit spezieller Lohnsoftware durchführen. Die Programme berechnen automatisch Brutto- und Nettolohn, Sozialversicherungsbeiträge, Lohnsteuer und übernehmen oft auch die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen (z. B. an Krankenkassen, ELSTER, Minijob-Zentrale).
✅ Vorteile:
- Kostengünstig bei wenigen Mitarbeitenden
- Unabhängigkeit und schnelle Änderungen jederzeit möglich
- Gute Programme führen dich Schritt für Schritt durch den Abrechnungsprozess
❌ Nachteile:
- Einarbeitungszeit nötig
- Du bist selbst verantwortlich für die Richtigkeit
- Gesetzliche Änderungen musst du im Blick behalten (außer die Software aktualisiert automatisch)
Bekannte Anbieter sind bspw. Lexware Office Lohn & Gehalt (23,90 für 5 Mitarbeiter), Quick-Lohn (20 € bis 5 Mitarbeiter) oder Sage (27 für 5 Mitarbeiter). Preise Stand April 2025.
b) Auslagerung an Steuerberater oder Lohnbüro
Du lieferst nur die notwendigen Daten (Gehälter, Stunden etc.) – der Dienstleister übernimmt die komplette Abwicklung: Lohnabrechnung, Beitragsnachweise, SV-Meldungen, Lohnsteueranmeldung und sogar die Erstellung der Lohnscheine.
✅ Vorteile:
- Professionelle Abwicklung, rechtlich auf dem neuesten Stand
- Zeitersparnis, keine Einarbeitung nötig
- Oft zusätzliche Beratung möglich (z. B. bei Einstellungen, Förderungen, Kurzarbeit)
❌ Nachteile:
- Kosten höher als bei Selbstabrechnung
- Weniger Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen
- Abhängig vom externen Dienstleister
💸 Typische Kosten:
- Lohnbüro
- ca. 5 € bis 15 € pro Mitarbeiter pro Monat
- Steuerberater
- ca. 10 € bis 25 € pro Mitarbeiter pro Monat
- Die Preise sind abhängig vom Umfang der Leistungen, Anzahl der Mitarbeiter und Komplexität der Abrechnung. Manche berechnen auch Pauschalen oder Grundgebühren.
c) Mini-Jobber? Die Minijob-Zentrale hilft!
Wenn du geringfügig Beschäftigte (bis 538 €/Monat) anstellst, ist die Minijob-Zentrale deine Anlaufstelle. Sie bietet ein eigenes, vereinfachtes Meldeverfahren, eine Haushaltsscheck-Software und viele Infos rund um Anmeldung, Abgaben und Fristen.
Fazit
Auch mit wenigen Mitarbeitenden lohnt sich eine durchdachte Lösung für die Lohnabrechnung – sowohl rechtlich als auch organisatorisch. Ob du dich für eine Software oder einen externen Dienstleister entscheidest, hängt von deinem Zeitbudget und deinen Kenntnissen ab.
Keine Steuerberatung
Dieser Beitrag stellt lediglich meine Sicht der Dinge und keine Steuerberatung dar. Alle Angaben sind ohne Gewähr. Die Verwendung der Informationen erfolgt auf Deine eigene Gefahr. Bitte kontaktiere bei Unklarheiten das Finanzamt oder einen Steuerberater. Bitte berücksichtigte auch, dass sich im Steuerrecht durch Gesetzgebung und Rechtssprechung regelmäßig etwas ändert.
