E-Rechnungspflicht seit 2025: Was Du 2026 und 2027 wissen musst

E-Rechnungspflicht seit 2025: Was Du 2026 und 2027 wissen musst. In diesem Beitrag erfährst Du einfach und verständlich, was bereits gilt, welche Übergangsfristen noch laufen und ab wann Du selbst E-Rechnungen erstellen musst.

Stand: September 2026

E-Rechnungspflicht im Überblick: Die wichtigsten Fristen

Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Regeln für Rechnungen zwischen Unternehmen.

Wichtig ist zuerst ein Unterschied:
Eine normale PDF-Rechnung ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr.

Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die ein Computer automatisch weiterverarbeiten kann. Eine Papierrechnung oder eine einfache PDF-Datei gilt dagegen als sonstige Rechnung.

Für Dich sind vor allem diese Termine wichtig:

• Seit 01.01.2025: Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht zunächst ein E-Mail-Postfach. Das gilt auch für Kleinunternehmer.
• Bis 31.12.2026: Rechnungsaussteller können für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze weiterhin eine sonstige Rechnung verwenden. Eine Papierrechnung ist weiterhin möglich. Für eine einfache PDF-Rechnung ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
• Ab 01.01.2027: Hatte der Rechnungsaussteller im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz, muss er für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen.
• Bis 31.12.2027: Bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 € kann die verlängerte Übergangsfrist genutzt werden.
• Ab 01.01.2028: Nach Ablauf der Übergangsfristen ist für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich eine E-Rechnung erforderlich. Es gibt jedoch gesetzliche Ausnahmen.

Kurz gesagt: E-Rechnungen empfangen musst Du bereits heute können. Beim Erstellen haben viele kleinere Unternehmen noch etwas Zeit.

Wichtig für Kleinunternehmer: Sie müssen zwar E-Rechnungen empfangen können, sind derzeit aber von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen.

Empfangen und Erstellen sind zwei verschiedene Dinge

Bei der E-Rechnung musst Du zwei Themen auseinanderhalten:

E-Rechnungen empfangen und E-Rechnungen selbst erstellen.

Für beide gelten unterschiedliche Zeitpunkte.

E-Rechnungen empfangen musst Du bereits können

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.

Dafür brauchst Du nicht automatisch eine neue Buchhaltungssoftware. Ein normales E-Mail-Postfach reicht für den Empfang grundsätzlich aus.

Die nächste Frage lautet dann natürlich:

Wie schaue ich mir so eine Rechnung an?

Bei einer XRechnung bekommst Du beispielsweise eine XML-Datei. Die kannst Du zwar mit einem Texteditor öffnen, angenehm ist das nicht.

Dafür gibt es E-Rechnungs-Viewer. Sie stellen die strukturierten Daten so dar, dass Du die Rechnung wie gewohnt lesen und prüfen kannst.

Wie das praktisch funktioniert, zeige ich Dir in meinem Beitrag E-Rechnungen annehmen, prüfen und sichten.

Beim Erstellen gibt es noch Übergangsfristen

Beim Rechnungsausgang hast Du teilweise noch Zeit.

Bis Ende 2026 können Rechnungsaussteller für die betroffenen Umsätze grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwenden.

Bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz läuft diese Möglichkeit grundsätzlich noch bis Ende 2027.

Wenn Du Deine Rechnungen heute noch mit Word oder Excel erstellst, musst Du also nicht panisch werden.

Du solltest Dich aber jetzt damit beschäftigen, wie Du künftig E-Rechnungen erstellen möchtest.

Warum gibt es die E-Rechnungspflicht?

Die neuen Regeln wurden mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt.

Vereinfacht gesagt soll die Rechnung digitaler werden.

Bisher werden Rechnungsdaten häufig mehrfach erfasst.

Du schreibst eine Rechnung. Dein Kunde erhält sie. Danach tippt vielleicht jemand dieselben Daten wieder in die Buchhaltung oder ein anderes System.

Bei einer strukturierten E-Rechnung liegen diese Daten bereits in einer Form vor, die ein Computer direkt verarbeiten kann.

Das kann Arbeit sparen und Übertragungsfehler vermeiden.

Die E-Rechnung ist außerdem ein weiterer Schritt bei der Digitalisierung des Steuerwesens.

Die neuen Regeln betreffen vor allem Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen – also vereinfacht gesagt Unternehmen in Deutschland, die Leistungen mit anderen Unternehmen in Deutschland abrechnen.

Im Steuerrecht wird dafür häufig die Abkürzung B2B – Business to Business verwendet.

Welche Ausnahmen gibt es?

Nicht jede Rechnung muss künftig eine E-Rechnung sein.

Die neuen Regeln betreffen vor allem Rechnungen zwischen Unternehmen.

Schreibst Du beispielsweise eine Rechnung an einen privaten Endkunden, gelten diese B2B-Regeln nicht.

Auch bei bestimmten steuerfreien Umsätzen gibt es Ausnahmen.

Außerdem muss beispielsweise keine E-Rechnung ausgestellt werden bei:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto,
• Fahrausweisen, die als Rechnung gelten,
• Leistungen von Kleinunternehmern,
• bestimmten Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind,
• und einigen weiteren gesetzlich geregelten Fällen.

Wichtig für Kleinunternehmer: Von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung bist Du derzeit ausgenommen. E-Rechnungen empfangen können musst Du trotzdem.

Wenn Du einen Sonderfall hast, findest Du weitere Informationen in den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung.

Was hat sich seit 2025 geändert?

Bis Ende 2024 wurde auch eine normale PDF-Rechnung steuerlich als elektronische Rechnung bezeichnet.

Seit dem 1. Januar 2025 ist der Begriff enger gefasst.

Seitdem gibt es im Wesentlichen zwei Gruppen:

E-Rechnung

Eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Sonstige Rechnung

Dazu gehören beispielsweise:

• Papierrechnungen,
• einfache PDF-Dateien,
• andere elektronische Rechnungen, die die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht erfüllen.

Für viele kleine Unternehmen ist vor allem ein Punkt wichtig:

Eine Rechnung mit Excel zu erstellen und anschließend als PDF zu speichern, ergibt keine E-Rechnung.

Was ist eine E-Rechnung eigentlich?

Der wichtigste Unterschied ist nicht das Aussehen. Der Unterschied ist der Aufbau der Daten.

Eine normale PDF-Rechnung ist in erster Linie dafür gemacht, dass Du als Mensch sie lesen kannst.

Eine E-Rechnung ist zusätzlich dafür gemacht, dass ein Computer die einzelnen Rechnungsdaten eindeutig erkennen und weiterverarbeiten kann.

Dafür müssen die Daten einer festgelegten Struktur folgen.

Eine wichtige Grundlage dafür ist die europäische Normenreihe EN 16931.

Ein bekanntes Beispiel ist die XRechnung. Sie enthält die Rechnungsinformationen in strukturierten XML-Daten.

Eine solche XML-Datei sieht vereinfacht beispielsweise so aus:

E-Rechnung XML-Code Beispiel; erstellt mit ChatGPT

Computer lesen besser als Du

Wie Du feststellst, kannst Du die Rechnung lesen, obwohl Du kein Computer bist. Der Code ist strukturiert und relativ leicht nachzuvollziehen.

Aber die Rechnung hat auch nur 2 Positionen. Bei umfassenderen Rechnungen kommst Du als Mensch definitiv an Deine Grenzen. Echte Rechnungen haben auch deutlich mehr Rechnungsbestandteile (Bankverbindung, Zahlungsziel, Skonto, Lieferdatum, …).

Genau diese Struktur macht die automatische Weiterverarbeitung möglich.

Ein Programm kann die Rechnungsdaten auslesen, mit anderen Informationen vergleichen oder in die Buchhaltung übernehmen.

Der Vorteil: weniger Abtippen, weniger Übertragungsfehler und langfristig weniger Arbeit.

Persönliche Note ade?

Bei einer reinen XRechnung spielt das schöne Rechnungsdesign erst einmal keine Rolle.

Logo, Schriftarten, Farben oder ein hübscher Briefkopf gehören nicht zu den strukturierten XML-Daten.

Für manche Kreative ist das vermutlich keine besonders schöne Vorstellung. 😀

Ganz verschwunden ist die klassische Rechnungsansicht aber nicht.

Bei ZUGFeRD gibt es zusätzlich zu den strukturierten XML-Daten eine PDF-Darstellung. Und auch eine XRechnung kann mit einem Viewer in eine für Menschen gut lesbare Ansicht gebracht werden.

Damit kommen wir zu den beiden E-Rechnungsformaten, denen Du in Deutschland besonders häufig begegnen wirst.

Formate der E-Rechnung: Was Du über XRechnung und ZUGFeRD wissen solltest

In Deutschland wirst Du bei E-Rechnungen vor allem auf zwei Formate treffen:

XRechnung und ZUGFeRD.

Beide enthalten strukturierte Rechnungsdaten, unterscheiden sich aber darin, wie Du die Rechnung als Mensch zu sehen bekommst.

Vereinfacht gesagt gibt es dabei ein rein strukturiertes Format wie die XRechnung und ein hybrides Format wie ZUGFeRD.

XRechnung: reines XML

Ein Rechnungsformat für reines XML ist z.B. die XRechnung.

Dabei wird zwischen den Unternehmen nur eine XML-Datei verschickt, die dem Schema der XRechnung entspricht.

Du erkennst eine XML-Datei an der Endung. Beispiel: Rechnung-123.xml

Auf die Übermittlung eines menschenlesbaren Dokumentes wird verzichtet.

Willst Du wissen, was in der XRechnung steht, musst Du die Datei mit einem Programm darstellen.

Solche Programme werden meist XRechnungs-Viewer oder XRechnungs-Reader genannt.

ZUGFeRD: XML und PDF zusammen

Du erhältst eine PDF-Datei, die Du wie gewohnt anschauen kannst.

In dieser PDF sind zusätzlich strukturierte XML-Daten eingebettet, die ein Computer weiterverarbeiten kann.

Vereinfacht gesagt: PDF für den Menschen. XML für den Computer.

Wichtig ist allerdings: Wenn sich PDF-Darstellung und strukturierte XML-Daten unterscheiden, sind bei einer E-Rechnung die strukturierten Daten maßgebend.

Info am Rande: PDF-Viewer bzw. PDF-Reader gibts auch OpenSource. Diese sind teilweise deutlich schneller als das große Tool von Adobe.

Was ist besser?

Darauf gibt es keine allgemeine Antwort.

Beide Formate haben ihre Vorteile.

ZUGFeRD ist für Menschen angenehm, weil Du zusätzlich eine gewohnte PDF-Darstellung erhältst.

XRechnung konzentriert sich vollständig auf die strukturierten Rechnungsdaten.

Bei einer hybriden E-Rechnung wie ZUGFeRD solltest Du wissen: Wenn sich die sichtbare PDF-Darstellung und die strukturierten XML-Daten widersprechen, sind die strukturierten Daten maßgebend.

Für meine Excel-Vorlage habe ich mich bewusst auf XRechnung konzentriert.

Ich wollte einen klar definierten Anwendungsfall möglichst einfach lösen und nicht gleichzeitig mehrere E-Rechnungsformate in eine Excel-Vorlage packen.

Beim Empfang solltest Du dagegen mit unterschiedlichen zulässigen E-Rechnungsformaten umgehen können. In Deutschland wirst Du dabei vor allem auf XRechnung und ZUGFeRD treffen.

Sonstige Rechnungen ab 2025

Als sonstige Rechnungen gelten ab dem 1. Januar 2025 Rechnungen, die die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht erfüllen. Also bspw.:

• Papierrechnungen
• Nicht strukturierte elektronische Dateien
• PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze

Also quasi alles, was wir kleinen Unternehmer bisher so verschickt haben.

Was solltest Du jetzt konkret tun?

Keine Panik.

Aber ignorieren solltest Du das Thema inzwischen auch nicht mehr.

E-Rechnungen empfangen musst Du grundsätzlich bereits können.

Beim Erstellen hängt die Dringlichkeit vor allem von Deinem Vorjahresumsatz und Deinem Rechnungsfall ab.

Mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz?

Dann solltest Du sicherstellen, dass Du ab 2027 für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze E-Rechnungen erstellen kannst.

Höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz?

Dann kannst Du grundsätzlich noch die verlängerte Übergangsregelung bis Ende 2027 nutzen.

Mein Rat: Warte trotzdem nicht bis Dezember 2027.

Prüfe in Ruhe, welche Lösung zu Deinem Unternehmen passt.

Nutzt Du bereits ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm, schaue zuerst nach, ob es XRechnung oder ZUGFeRD bereits unterstützt.

Vielleicht musst Du gar nichts Neues kaufen.

Schreibst Du dagegen einfache Rechnungen mit Excel und möchtest dabei bleiben, kannst Du Dir meine Excel-Vorlage Easy-XRechnung ansehen.

E-Rechnungs-Empfang konkret vorbereiten

1. Mailadresse anlegen

Für den Empfang einer E-Rechnung reicht grundsätzlich ein normales E-Mail-Postfach.

Du kannst also Deine bestehende Geschäftsadresse verwenden.

Mein Tipp: Wenn Du regelmäßig viele Rechnungen erhältst, kann eine separate Adresse trotzdem praktisch sein.

Zum Beispiel:

• rechnung@DeineDomain.de
• eingangsrechnung@DeineDomain.de
• buchhaltung@DeineDomain.de

So landen Rechnungen nicht zwischen Kundenanfragen, Newslettern und der übrigen Geschäftspost.

Pflicht ist eine eigene Adresse aber nicht.

Du kannst die Rechnung lokal abspeichern. Dies hast Du vermutlich bisher auch mit unstrukturierten PDFs gemacht.

2. Mailadresse kommunizieren

Wenn ein Lieferant nachfragt, an welche Adresse er Deine E-Rechnung schicken soll, nennst Du ihm diese Adresse. Mehr ist an dieser Stelle nicht nötig.

3. E-Rechnung aus Mail verarbeiten

Wenn Du eine E-Rechnung bekommst, musst Du diese anschauen, prüfen und bezahlen.

Kommt die E-Rechnung im Format ZUGFeRD, öffnest Du die PDF-Datei mit einem PDF-Viewer und schaust Dir die Rechnung an.

Kommt die E-Rechnung im Format XRechnung, öffnest Du die XML-Datei im XRechnungs-Viewer und schaust Dir die Rechnung an.

Welche Tools sich dafür eignen, kannst Du nachlesen unter E-Rechnungen annehmen, prüfen und sichten.

4. Daten in die Buchhaltung eintragen

Hast Du Dir die Zahlen aus der Rechnung anzeigen lassen, kannst Du diese in Dein Online-Banking übernehmen.

Danach kannst Du die Daten in Deine Buchhaltungssoftware übertragen. Beispielsweise in die Excel-Vorlage-EÜR.

Wichtige Praxistipps und Anmerkungen

Wie wird eine E-Rechnung verschickt?

Auf welches zulässige elektronische Rechnungsformat (XRechnung, ZUGFeRD, …) und welchen zulässigen Übermittlungsweg Du Dich mit Deinem Geschäftspartner einigst, könnt ihr individuell vereinbaren.

Als Übermittlungsweg kommen bspw. in Frage:

• der Versand per E-Mail (wird wahrscheinlich am meisten genutzt),
• die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle,
• der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder
• die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal in Betracht.

Rechnungen an Behörden sind ein Sonderfall

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber werden häufig als B2G – Business to Government bezeichnet.

Hier können neben den allgemeinen Umsatzsteuerregeln zusätzliche Vorgaben gelten.

Eine Behörde kann beispielsweise verlangen:

• XRechnung,
• eine Leitweg-ID,
• ein bestimmtes Rechnungsportal,
• oder einen bestimmten Übermittlungsweg.

Wenn Du eine Rechnung an eine Behörde schreibst, solltest Du deshalb immer die konkreten Anforderungen des Rechnungsempfängers prüfen.

Kunde kann E-Rechnung nicht öffnen

Ist die E-Rechnung für diesen Umsatz vorgeschrieben, kann der Empfänger nicht einfach verlangen, stattdessen eine PDF- oder Papierrechnung zu erhalten.

Für Dich als Rechnungsaussteller ist deshalb wichtig, dass Du die Rechnung korrekt erstellst und die ordnungsgemäße Übermittlung nachweisen kannst.

Externer Dienstleister

Du darfst natürlich Software oder einen Dienstleister für die Erstellung und Übermittlung Deiner E-Rechnungen nutzen.

Die Verantwortung dafür, dass Deine Rechnung die steuerlichen Anforderungen erfüllt, verschwindet dadurch aber nicht.

Rechnung noch einmal schicken

Hast Du dieselbe Rechnung versehentlich oder auf Wunsch des Kunden mehrfach verschickt, ist das grundsätzlich kein Problem, solange es wirklich dieselbe inhaltlich identische Rechnung ist.

E-Rechnung vor dem Versand prüfen

Nur weil eine Datei auf .xml endet, ist sie noch lange keine korrekte XRechnung.

Deshalb solltest Du eine erstellte E-Rechnung vor dem Versand mit einem geeigneten Validator prüfen.

Ein Validator kann beispielsweise feststellen, ob

• das Format technisch stimmt,
• Pflichtangaben fehlen oder
• bestimmte Angaben nicht logisch zusammenpassen.

Das ist keine vollständige steuerliche Prüfung.

Aber es hilft Dir, technische und formale Fehler frühzeitig zu finden.

Auch das Bundesfinanzministerium hält eine Validierung bei Erstellung und Versand für sinnvoll.

Wie Du E-Rechnungen prüfen kannst, zeige ich Dir unter E-Rechnungen annehmen, prüfen und sichten.

Aufbewahrung

Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.

Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein.

Sofern in einem zusätzlich übersandten Dokument (z. B. Bildteil einer hybriden Rechnung) Aufzeichnungen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke, Stundenzettel), sind diese ebenfalls so aufzubewahren, dass diese in ihrer ursprünglichen Form vorliegen und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.

Hier bietet sich meiner Meinung nach ein E-Mail-Postfach an.

Zusätzlich kannst Du die Datei revisionssicher lokal ablegen.

Quellen und weiterführende Informationen

Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der E-Rechnung – Stand März 2026

BMF-Schreiben vom 15.10.2025: Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung

§ 14 Umsatzsteuergesetz – Ausstellung von Rechnungen

KoSIT: Informationen zum Standard XRechnung

Forum elektronische Rechnung Deutschland: Informationen zu ZUGFeRD

Keine Steuerberatung

Dieser Beitrag soll Dir einen verständlichen Überblick geben. Er ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.