E-Rechnungspflicht 2025: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

E-Rechnungspflicht 2025: Was das für Unternehmen im B2B-Bereich bedeutet. Lerne in diesem kurzen Beitrag, was Du noch darfst, ab wann Du etwas tun musst, was eine E-Rechnung ist und warum sich kurzfristig nicht viel ändert.

E-Rechnungspflicht im Überblick: Die wichtigsten Fristen für Unternehmen

Ab 2025 werden E-Rechnungen neu definiert und sind nicht mit den PDF-Rechnungen zu verwechseln, die viele von uns aktuell mit Word oder Excel erstellen. Damit es nicht zu Verwechslungen kommt, nenne ich in diesem Beitrag die neuen E-Rechnung strukturierte E-Rechnungen. Die bisherigen elektronisch übermittelten Dokumente nenne ich unstrukturierte PDFs.

Ab 01.01.2025 dürfen alle Unternehmen strukturierte E-Rechnungen an andere Unternehmen versenden. Dafür ist keine Einwilligung des Empfängers nötig. Dies ist der neue Standard.

Bis 31.12.2026 dürfen weiterhin alle Unternehmen Papierrechnungen verschicken. Dafür ist die keine Einwilligung des Empfängers nötig.

Bis 31.12.2026 dürfen weiterhin alle Unternehmen unstrukturierte PDFs verschicken. Dies erfordert jedoch die Einwilligung des Empfängers. Kein Widerspruch gilt bereits als Einwilligung.

Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz strukturierte E-Rechnungen ausstellen.

Ab 01.01.2028 müssen alle Unternehmen strukturierte E-Rechnungen ausstellen.

Empfang vs. Erstellung: Unterschiedliche Dringlichkeit

Das Empfangen von E-Rechnungen ist wichtig und dringend

Einige Unternehmen werden ab Januar 2025 strukturierte E-Rechnungen erstellen.

Daher wirst Du vermutlich zeitnah eine E-Rechnung erhalten.

Und ob Du willst oder nicht: Du musst E-Rechnungen annehmen und verarbeiten.

Daher solltest Du zeitnah Vorkehrungen treffen. Egal wie groß Du bist.

Wirklich jeder Unternehmer muss sich darauf vorbereiten.

Warum die Erstellung von E-Rechnungen noch Zeit hat

Auch wenn Du ab 01.01.2025 eine E-Rechnung erstellen darfst, musst Du dies nicht tun.

Du kannst weiterhin Papierrechnungen (ohne Einwilligung) und unstrukturierte PDFs (mit Einwilligung) versenden.

Versendest Du ein unstrukturiertes PDF kannst Du den Empfänger vorher um Einwilligung bitten. Du kannst das unstrukturierte PDF aber auch einfach versenden und abwarten. Bemängelt der Empfänger dies nicht, ist dies eine stillschweigende Einwilligung (auch konkludentes Handeln genannt).

Konkludentes Handeln ist auch in anderen Bereichen anzutreffen. Wenn Dir der Wirt ein weiteres Bier hinstellt und Du dem nicht widersprichst, ist dies ebenfalls eine stillschweigende Zustimmung. Ein Kaufvertrag kommt hier regelmäßig zustande.

Wenn Du jedoch Bock auf Ausprobieren hast, go for it. Ich werde im Laufe der Zeit verschiedene Anbieter testen und auf meiner Website vorstellen. Und mein Excel-Tool zur Angebots- und Rechnungserstellung entsprechend erweitern. Ich werde im Newsletter darüber berichten.

Aber vorerst sage ich mir: Never touch a running system 😜

E-Rechnungspflicht: Der gesetzliche Hintergrund und Ziele

Gesetzesgrundlage:
Wachstumchancengesetz

Absicht:
Die Absicht ist die Eindämmung von Steuerhinterziehung durch die einfachere Verarbeitung von Rechnungsinformationen – eine sehr gute Sache.
Vorantreiben der Digitalisierung des Geschäftsverkehrs. Ebenfalls wünschenswert.

Worum gehts genau:
Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen müssen ab 2025 verpflichtend elektronisch sein. Übergangsfristen sind vorhanden.
Betroffen sind also alle Unternehmen in Deutschland, die eine Rechnung an andere Unternehmen stellen oder Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen.

Wer ist nicht betroffen (Stand 11.11.24):

• Rechnungen an Privatkunden
• Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind
• Rechnungen über Kleinstbeträge bis 250 €
• Fahrausweise

Rechtslage bis Dezember 2024

Im Geschäftsverkehr waren bislang vor allem, aber nicht ausschließlich, folgende Rechnungen anzutreffen.

• Papierrechnungen
• elektronische Rechnung wie
  • PDFs
  • E-Mails mit Rechnungsplfichtangaben

Neuregelung ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 wird der Begriff der elektronischen Rechnung neu geregelt.

Ab dann gibt es nur noch zwei Arten von Rechnungen

• Elektronische Rechnung (E-Rechnung)
• sonstige Rechnungen (bspw. Papierrechnungen oder unstrukturierte PDFs)

Die E-Rechnung löst dabei die Papierrechnung als primäres Format ab.

E-Rechnung im strukturierten Format

Künftig gilt eine Rechnung nur dann als E-Rechnung, wenn sie in einem bestimmten, strukturierten elektronischen Format erstellt, versendet und empfangen wird.

Unstrukturierte PDFs, die wir uns 2024 und davor hin und hergeschickt haben, sind nicht strukturiert. Denn jeder Rechnungs-Ersteller hatte seinen eigenen Aufbau. Eine Maschine kann das Dokument nicht zwangsläufig lesen und verarbeiten. Unsere bisherigen PDF-Rechnungen sind also keine strukturieren E-Rechnung.

Damit E-Rechnungen in Zukunft also automatisch weiterverarbeitet werden können, müssen diese einer konkreten Struktur folgen. Hierfür wurde die Europäische Norm 16931 festgelegt.

Eine E-Rechnung, welche der Normenreihe 16931 entspricht, ist bspw. eine XML-Datei mit einem bestimmten Aufbau.

Eine derartige XML-Datei sieht in etwa wie folgt aus (vereinfachte Darstellung):

E-Rechnung XML-Code Beispiel; erstellt mit ChatGPT

Computer lesen besser als Du

Wie Du feststellst, kannst Du die Rechnung lesen, obwohl Du kein Computer bist. Der Code ist strukturiert und relativ leicht nachzuvollziehen.

Aber die Rechnung hat auch nur 2 Positionen. Bei umfassenderen Rechnungen kommst Du als Mensch defintiv an Deine Grenzen. Echte Rechnungen haben auch deutlich mehr Rechnungsbestandteile (Bankverbindung, Zahlungsziel, Skonto, Lieferdatum, …).

Der strukturierte Aufbau ist Voraussetzung für die Weiterverarbeitung. Denn damit kann ein Computersystem die Rechnung auslesen, mit anderen Informationen vergleichen oder automatisch eine Überweisung vorbereiten. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Weniger Fehler und mehr Zeit für Dich oder Deine Mitarbeiter.

Persönlich Note ade

Optische Elemente, an die wir uns bei Rechnungen gewöhnt haben, gehen erst einmal verloren. Also Logo, Farben, Schriftarten, Hintergrundbilder sind raus.

Die Zeiten, in denen Rechnungen mit InDesign angelegt wurden, sind bald vorbei.

Ich höre schon manchen Kreativen schreien 😀

Formate der E-Rechnung: Was Du über XRechnung und ZUGFeRD wissen solltest

Es kann also sein, dass Du ab 2025 einfach eine XML-Datei per Mail erhältst.

Mehr muss der Rechnungsersteller nicht übermitteln.

Die zusätzliche Übermittlung eines menschenlesbaren Dokuments ist nicht nötig. Aber möglich.

Denn es gibt verschiedene Formate, die der EN 16931 entsprechen.

E-Rechnungen können in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format erstellt werden.

reines XML

Ein Rechnungsformat für reines XML ist z.B. die XRechnung.

Dabei wird zwischen den Unternehmen nur eine XML-Datei verschickt, die dem Schema der XRechnungs entspricht.

Du erkennst eine XMl-Datei an der Endung. Beispiel: Rechnung-123.xml

Auf die Übermittlung eines menschenlesbaren Dokumentes wird verzichtet.

Willst Du wissen, was in der XRechnung steht, musst Du die Datei mit einem Programm darstellen.

Solche Programme werden meist XRechnungs-Viewer oder XRechnungs-Reader genannt.

hybrid: XML und PDF

Ein hybrides Rechnungsformat ist bspw. ZUGFeRD, bei dem zusätzlich zum XML-Code ein PDF-Dokument verschickt wird.

Du als Mensch kannst dann das PDF mit einem PDF-Viewer anschauen.

Info am Rande: PDF-Viewer bzw. PDF-Reader gibts auch OpenSource. Diese sind teilweise deutlich schneller als das große Tool von Adobe.

Was ist besser?

In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD etablierte Formate für elektronische Rechnungen.

XRechnung ist das Pflichtformat für elektronische Rechnungen an Behörden im Rahmen der öffentlichen Auftragsvergabeund daher weit verbreitet im öffentlichen Sektor.

ZUGFeRD ist auf Grund seiner Flexibilität im B2B-Bereich weit verbreitet. Zusätzlich zur XML-Datei ein PDF zu erhalten., klingt auch erstmal verlockend. Denn wir haben uns daran gewöhnt, PDF-Dateien mit einem PDF-Viewer zu betrachten. Eine gewisse Präferenz für das hybride Format drängelt sich regelrecht auf.

Ein XRechnung mit einem XRechnungs-Viewer zu betrachten, ist aber steng genommen nichts anderes.

Bezüglich der Umsatzsteuer hat bei dem hybriden Format stets der XML-Code Vorrang. Solltest Du also Dein Buchhaltungsprogramm mit den Werten aus dem PDF füttern, musst Du prüfen, ob in der PDF-Datei wirklich die selben Werte stehen, wie im XML-Code. Du musst also XML-Code anzeigen und das PDF öffnen. Dies klingt für mich aktuell nach unnötigem Mehraufwand.

Daher tendiere ich aktuell zum Format XRechnung.

Empfangen und vearbeiten können musst Du beides. Beim Erstellen hast Du die Wahl, was Du verschickst; es muss nur konform sein zur EN 16931.

Im täglichen Umgang werden sich vermutlich weitere Vor- und Nachteile zeigen.

Sonstige Rechnungen ab 2025

Als sonstige Rechnungen gelten ab dem 1. Januar 2025 mehr oder weniger alle Rechnungen, die nicht E-Rechnungen nach 16931 sind. Also bspw.:

• Papierrechnungen
• Nicht strukturierte elektronische Dateien
• PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze

Also quasi alles, was wir kleinen Unternehmer bisher so verschickt haben.

Wann kannst bzw. musst Du welche Rechnung erstellen

Zukünftig ist zu unterscheiden zwischen der Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung (Standard) und der Möglichkeit zur Ausstellung einer sonstigen Rechnung (Ausnahmen).

Da ich aktuell jedoch keine Eile habe, möchte ich diesen Punkt an dieser Stelle nicht weiter vertiefen.

Möchtest Du zeitnah mit dem Erstellen von E-Rechnungen beginnen, lege ich Dir das folgende BMF-Schreiben vom 15.10.2024 nahe. Ansonsten abonniere einfach meinen Newsletter und erhalte Updates zum Thema in Dein Postfach.

Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG; Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025

E-Rechnungs-Empfang konkret vorbereiten

1. Mailadresse anlegen

Du musst dem Unternehmen, welches Dir die Rechnung schickt, eine Mailadresse mitteilen.

An diese Mailadresse schickt das Unternehmen dann eine E-Mail, in deren Anhang sich die E-Rechnung befindet.

Mein Tipp: Lege Dir eine neue Mailadresse an, über die Du nur Eingangsrechnungen empfängst, um eine klare Trennung zu ermöglichen. Dort sammelst Du alle Eingangsrechnungen. Zusätzlich kannst Du alle einkommenden Rechnungen automatisch an Deine Buchhaltungsadresse oder Standard-Mailadresse weiterleiten lassen.

Eine neue Adresse finde ich praktisch, da so keine Vermischung mit den sonstigen Mails geschieht. Teile und herrsche (nicht der Ansatz aus der Antike, sondern der Ansatz aus der IT)

Da Du die Rechnungen so aufbewahren musst, dass diese in ihrer ursprünglichen Form vorliegen, kannst Du die Rechnungen gleich in dem Postfach belassen. Du kannst sie aber auch lokal abspeichern. Dies hast Du vermutlich bisher auch mit unstrukturierten PDFs gemacht.

Vom Aufbau her ist folgendes vermutlich praktisch:

• eingangsrechnung@DeineDomain.de
• rechnung@DeineDomain.de
• er@DeineDomain.de

Nutze keinen Freemailer

Hast Du keine eigene Domain, kannst Du auch eine neue E-Mail-Adresse bei einem Mail-Provider anlegen.

Ich rate von Freemailern ab, die kein Geld von Dir nehmen (bspw. WEB.de, GMX oder Google-Mail). Denn Du bezahlst entweder mit Deinen Daten oder wirst mir Werbung überflutet.

Meine Empfehlung: Privatsphäre, Datenschutz und Werbereiheit gibt es bei mailbox.org oder posteo ab 1 € / Monat.

Mehr Infos zum Thema findest Du im Blog von Mike Kuketz im Artikel Adieu Gmail, GMX, Outlook und Co. – E-Mails unter Kontrolle

2. Mailadresse kommunizieren

Wenn Dein Lieferant nachfragt, nennst Du ihm die Mailadresse. Easy.

3. E-Rechnung aus Mail verarbeiten

Wenn Du eine E-Rechnung bekommst, musst Du diese anschauen, prüfen und bezahlen.

Kommt die E-Rechnung im Format ZUGFeRD, öffnest Du die PDF-Datei mit einem PDF-Viewer und schaust Dir die Rechnung an.

Kommt die E-Rechnung im Format XRechnung, öffnest Du die XML-Datei im XRechnungs-Viewer und schaust Dir die Rechnung an.

Welche Tools sich dafür eignen, erkläre ich in einem separaten Beitrag, den ich dann hier verlinke. Der Beitag ist aktuell (Stand 11.11.2024) noch in Arbeit und geht bis Jahresende online.

Komme also wieder vorbei oder abonniere meinen Newsletter.

Wenn Du ein gutes (oder schlechtes) Tool kennst, melde Dich gerne bei mir oder hinterlasse einen Kommentar.

4. Daten in die Buchhaltung eintragen

Hast Du Dir die Zahlen aus der Rechnung anzeigen lassen, kannst Du diese in Dein Online-Banking übernehmen.

Danach kannst Du die Daten in Deine Buchhaltungssoftware übertragen. Beispielsweise in die Excel-Vorlage-EÜR.

Wichtige Praxistipps und Anmerkungen

Rechnungsformat und Übermittlung wird individuell geregelt

Auf welches zulässige elektronische Rechnungsformat (XRechnung, ZUGFeRD, …) und welchen zulässigen Übermittlungsweg Du Dich mit Deinem Geschäftspartner einigst, könnt ihr individuell vereinbaren.

Als Übermittlungsweg kommen bspw. in Fragen:

• der Versand per E-Mail (wird wahrscheinlich am meisten genutzt),
• die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle,
• der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder
• die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal in Betracht.

Mailadresse genügt für den Empfang

Für den Empfang von E-Rechnungen reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt.

Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, dass es sich um ein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen handelt. Ich würde jedoch stark dazu raten.

Verweigerung des Rechnungsempfängers

Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung bzw. ist er technisch hierzu nicht in der Lage, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller. In diesem Fall gelten die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Rechnungsausstellers auch als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich (z. B. anhand eines Sendeprotokolls) um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat.

Rechnungsersteller haftet für Dienstleister

Nutzt Du zur Erstellung und / oder Übermittlung von E-Rechnungen einen externer Dienstleister, musst Du sicherzustellen, dass der externe Dienstleister die Einhaltung der formalen Voraussetzungen gewährleistet.

Mehrfachversand möglich

Es ist unschädlich, wenn die Datei zu einer E-Rechnung mehrfach übersandt wird, solange es sich um dieselbe Rechnung handelt und die Übermittlung nur als inhaltlich identisches Mehrstück erfolgt.

Aufbewahrung

Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.

Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein.

Sofern in einem zusätzlich übersandten Dokument (z. B. Bildteil einer hybriden Rechnung) Aufzeichnungen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke, Stundenzettel), sind diese ebenfalls so aufzubewahren, dass diese in ihrer ursprünglichen Form vorliegen und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.

Hier bietet sich meiner Meinung nach ein E-Mail-Postfach an.

Sonstige Rechnungen in 2025 und 2026 (und 2027)

Bis 31.12.2026 darf eine Rechnung auch als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden.

Realisierst Du weniger als 800.000 € Umsatz, kannst Du sogar bis Ende 2027 sonstige Rechnungen erstellen.

Die Ausstellung und Übermittlung einer Papierrechnung ist bis dahin umsatzsteuerlich immer zulässig.

Bei anderen elektronischen Formaten (wie unstrukturierten PDFs) ist die Zustimmung des Empfängers nötig.

Die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form und kann stillschweigend (konkludent) erfolgen.

Quellen

BMF-Schreiben: Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG vom 15.10.2024

KoSIT: XRechnung

andersGOOD: eRechnung / XRechnung / ZUGFeRD