E-Rechnungen annehmen, prüfen und sichten

Zuletzt überarbeitet am 26.02.2025

Ab 01.01.205 musst Du als Unternehmer E-Rechnungen annehmen. In diesem Beitrag lernst Du, wie Du vorgehen kannst.

Schau Dir zum Thema E-Rechnung auch gerne den einführenden Artikel E-Rechnungspflicht 2025: Was Unternehmen jetzt wissen müssen an. Dort gehe ich darauf, welche Fristen gelten und was eine E-Rechnung ausmacht.

E-Rechnungen per Mail erhalten

Sehr vermutlich erhältst Du E-Rechnung in Zukunft per Mail. Genauso wie Du bisher PDF-Rechnungen per Mail erhalten hast.

Alles, was Du dafür brauchst, ist eine E-Mail-Adresse, an die der Rechnungsersteller die E-Mail schicken kann.

Dafür kannst Du einfachweiterhin Deine bestehende E-Mail-Adresse nutzen. Dies hat bisher ja vermutlich auch gut funktioniert.

Oder Du legst eine neue E-Mail-Adresse an. Dies hat durchaus Vorteile (Übersicht, automatische Weiterleitung), ist aber kein Muss.

Dieser Schritt ist also einfach umzusetzen.

E-Rechnung prüfen (validieren)

Was eine E-Rechnung ist, wurde in der Richtline EN 16931 definiert.

Es gibt verschiedene Dateiformate, welche dieser Norm entsprechen.

Mit hoher Wahrscheinlichkeit wirst Du die beiden Formate XREchnung und ZUGFeRD in Deutschland antreffen.

Schau Dir dazu gerne noch mal den Artikel E-Rechnungspflicht 2025: Was Unternehmen jetzt wissen müssen an.

Der Aufbau der E-Rechnungen folgt dabei immer einer bestimmter Struktur.

Beispiel XRechnung

Rechnungen im Format XRechnung haben die Datei-Endung .xml

Der Dateiname kann bspw. wie folgt heißen: Rechnung123.xml

Welche Struktur einer XRechnung haben muss, ist in einem sogenannten XML Schema (XSD) definiert.

In dem Schema wird festgelegt, welche Bestandteile eine XRechnung haben darf und haben muss.

Bspw. muss jede Rechnung eine Rechnungsnummer und einen Rechnungsbetrag enthalten.

Erfüllt die Rechnung123.xml die Struktur des Schemas, ist sie gültig.

Man sagt: die Datei ist valide.

Erfüllt sie nicht das Schema, ist sie invalide oder nicht valide.

Wenn Du eine E-Rechnung erhältst, solltest Du daher als erstes prüfen, ob die E-Rechnung valide ist.

So wie Du bisher auch nach dem Erhalt einer Papier-Rechnung geprüft hast, ob alle notwendigen Felder (Rechnungsnummer, …) vorhanden sind.

Ist die Datei nicht valide, kontaktierst Du den Rechnungsersteller und teilst ihm mit, dass die Rechnung korrigiert werden muss.

E-Rechnungen anzeigen (visualisieren)

Nachdem Du die Struktur der E-Rechnung validiert hast, möchtest Du die Rechnung nun inhaltich prüfen.

Um zu prüfen, ob über die korrekte Menge und zum vereinbarten Preis abgerechnet wurde, musst Du Dir die Rechnung anzeigen lassen.

Programme zum Betrachten (sichten – engl. to view) werden Viewer oder Reader genannt.

Koordinierungsstelle stellt Beispielrechnung zur Verfügung

Zur nationalen Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU wurde die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) mit der Durchführung eines Steuerungsprojekts beauftragt.

Die KoSIT stellt auf der Website github Software-Code und Dateien zur Verfügung, deren Quelltext öffentlich ist und von Dritten kostenlos eingesehen, geändert und genutzt werden kann (OpenSocure).

Dort wird auch eine Beispielrechnung im Format XRechnung zur Verfügung gestellt, die ich heruntergeladen habe.

Du kannst Dir die XRechnung hier herunterladen.

Mit dieser Beispieldatei kannst Du nun verschiedene XRechnungs-Viewer testen.

Hier ist vor allem interessant, ob diese Viewer nicht valide Rechnungen (also fehlerhalfte Rechnungen) erkennen.

Um dies zu testen, werde ich die die Beispielrechnung, die ich eben auf heruntergeladen habe, manipulieren.

Ich öffne die Datei mit dem Editor und ändere in Zeile 91 den Betrag von 336.0 auf 336.99.
Nachher: <cbc:TaxInclusiveAmount currencyID=“EUR“>336.99</cbc:TaxInclusiveAmount>

Nun habe ich eine korrekte und eine manipulierte Rechnungsdatei.

Mit diesen beiden Dateien teste ich nun verschiedene XRechnungs-Viewer und -Validator.

Konkrete Programme

Ich habe verschiedene Programme getestet, die mir brauchbar erscheinen und kostenlos sind.

Folgende Parameter habe ich dabei betrachtet:

Validator
Prüft das Programm die Datei auf korrekten Aufbau und Inhalt.
Wenn dem nicht so ist, rate ich eher davon ab.
Alle Programm mit Validierung haben die Beispielrechnung und die manipulierte Datei korrekt verarbeitet.

Visualisierung
Gibt das Programm die Datei optisch aus.
Dies ist notwendig, wenn die Rechnung durch einen Menschen geprüft und freigegeben werden muss. Und die Bezahlung manuell stattfindet.

Format Xrechnung und ZUGFeRD
Welche Formate werden unterstützt.

Grundlage
Auf welchem Code basiert die Software.
Wenn bekannt oder ersichtlich, habe ich KOSIT angegeben.

Preis
Fallen für die Software aktuell Kosten an.

Verarbeitung
Wo findet die Verarbeitung statt.

online:
E-Rechnungs-Viewer gibt es browserbasiert. Du kannst dann die E-Rechnung über eine Website hochladen und anschauen. Beachte: dabei gibst Du sensible Daten preis. Du solltest dem Anbieter vertrauen und / oder der Anbieter sollte in Deutschland sitzen (strengere Datenschutzregeln).

lokal / offline:
E-Rechnungs-Viewer gibt es aber auch zum lokalen installieren. Du kannst dann die E-Rechnung auf Deinem Computer öffnen und wie eine PDF-Datei anschauen. Hierbei werden soweit mir ersichtlich keine Daten übertragen. Dies bevorzuge ich.

Wenn Du andere Programme kennst, schreib mich gern an.

E-Rechnung aufbewahren

Aufbewahrungsfrist

Für elektronische Rechnungen gelten keine abweichenden Regelungen.

Sie sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG).

Art und Weise der Aufbewahrung

Die Aufbewahrung kann auf jede Weise erfolgen, die Datenschutzkonform ist; bspw. durch Speicherung auf einem Laufwerk (Netzwerkserver, USB-Stick, Speicherkarte) erfolgen.

Wichtig ist, dass der strukturierte Teil der Rechnung in unveränderbarer Weise erhalten bleibt.