Ich schreibe meine Rechnungen und erledige einen großen Teil meiner Buchhaltung seit vielen Jahren mit Excel.
Warum?
Weil es funktioniert.
Ich kenne Excel, kann meine Dateien lokal speichern und muss mich nicht wegen jeder neuen Aufgabe in eine weitere Software einarbeiten.
Mit den neuen Regeln zur E-Rechnung entsteht für viele kleine Unternehmen allerdings ein Problem: Eine normale Excel-Rechnung oder ein daraus erstelltes PDF ist keine strukturierte E-Rechnung.
Also stellte sich für mich eine recht einfache Frage:
Wie kann jemand, der seine Rechnungen bisher mit Excel erstellt, künftig auch eine XRechnung mit Excel erstellen und dabei möglichst einfach bei Excel bleiben?
Die Antwort darauf ist meine neue Vorlage Easy-XRechnung.
Eine E-Rechnung ist nicht einfach nur ein PDF
Seit 2025 gelten neue Regeln für E-Rechnungen zwischen Unternehmen; mit Übergangsfristen.
Eine E-Rechnung muss strukturierte Daten enthalten, die elektronisch weiterverarbeitet werden können.
In Deutschland wirst Du dabei vor allem den beiden Formaten XRechnung und ZUGFeRD begegnen.
Easy-XRechnung konzentriert sich bewusst auf die XRechnung. Dabei handelt es sich um eine strukturierte XML-Datei.
ZUGFeRD kombiniert eine für Menschen lesbare PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Quasi ein hybrides Format.
Wenn Du Dich zunächst grundsätzlich mit dem Thema beschäftigen möchtest, findest Du in meinem .
Die Übergangsregelungen laufen derzeit noch:
- Bis 31.12.2026 dürfen weiterhin alle Unternehmen Papierrechnungen verschicken. Dafür ist die keine Einwilligung des Empfängers nötig.
- Bis 31.12.2026 dürfen weiterhin alle Unternehmen unstrukturierte PDFs verschicken. Dies erfordert jedoch die Einwilligung des Empfängers. Kein Widerspruch gilt bereits als Einwilligung.
- Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz strukturierte E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 01.01.2028 müssen alle Unternehmen strukturierte E-Rechnungen ausstellen.
Es gibt jedoch Ausnahmen. Mehr dazu im verlinkten Artikel.
Warum noch ein Rechnungsprogramm?
Natürlich gibt es zahlreiche Programme und Cloud-Dienste, mit denen Du E-Rechnungen erstellen kannst.
Das ist auch völlig in Ordnung, wenn Du ohnehin ein solches System verwendest.
Aber was ist mit dem Webdesigner, Freelancer, Ingenieur oder kleinen Handwerksbetrieb, der seine Rechnungen seit Jahren mit Excel schreibt?
Für ein paar Rechnungen im Monat möchtest Du vielleicht weder
- Deine komplette Rechnungsstellung umstellen,
- eine neue Software lernen,
- Deine Kunden- und Rechnungsdaten bei einem zusätzlichen Cloud-Anbieter speichern,
- noch bis zum Ende Deiner Selbstständigkeit eine weitere monatliche Softwaregebühr bezahlen.
Genau für diesen Anwendungsfall habe ich Easy-XRechnung | die Excel-Vorlage für einfache E-Rechnungen entwickelt.
So kannst Du eine XRechnung mit Excel erstellen
Easy-XRechnung ist eine makro- und VBA-freie Excel-Vorlage.
Du trägst Deine Unternehmensdaten, den Rechnungsempfänger und Deine Rechnungspositionen in die vorgesehenen Felder ein.
Die Vorlage berechnet die Rechnungsbeträge und kontrolliert wichtige Eingaben.
Anschließend erzeugt sie die strukturierten Daten für die XRechnung. Den XML-Code speicherst Du gemäß Anleitung als XML-Datei und prüfst die fertige Datei vor dem Versand mit einem geeigneten Validator.
Wie Du eine E-Rechnung prüfen und lesbar anzeigen kannst, zeige ich in meinem Beitrag zum Prüfen und Anzeigen von E-Rechnungen.
Mehr musst Du für den unterstützten Standardfall nicht einrichten.
Bewusst kein großes Rechnungsprogramm
Easy-XRechnung soll keine komplette Buchhaltungs- oder Fakturasoftware ersetzen.
Die erste Version ist bewusst für einen einfachen Anwendungsfall ausgelegt:
- deutsche B2B-Standardrechnungen in Euro
- 19 % Umsatzsteuer
- maximal acht Rechnungspositionen.
Komplexere Fälle wie mehrere Umsatzsteuersätze, Reverse Charge, Gutschriften, Abschlags- und Schlussrechnungen oder Fremdwährungen sind nicht vorgesehen.
Das ist keine vergessene Feature-Liste.
Es ist Absicht.
Ich möchte eine Vorlage anbieten, die einen klar definierten Anwendungsfall möglichst einfach löst, statt daraus die nächste überladene Software zu machen.
Keine Makros und kein VBA
Auch technisch wollte ich die Vorlage möglichst unkompliziert halten.
Easy-XRechnung benötigt keine Makros und kein VBA.
Easy-XRechnung ist für Excel ab Version 2019 auf dem Desktop vorgesehen. Ich habe die Vorlage außerdem erfolgreich mit LibreOffice 26.2.0.3 und Google Sheets getestet.
Wenn Du Deine Rechnungsdaten ausschließlich lokal speichern möchtest, verwendest Du die Vorlage mit einer lokal installierten Tabellenkalkulation wie Excel oder LibreOffice. Google Sheets ist dagegen ein Cloud-Dienst.
Drei Videos zeigen Dir den kompletten Ablauf
Damit Du bereits vor dem Kauf siehst, wie die Vorlage funktioniert, habe ich drei Videos erstellt.
Im kurzen Video bekommst Du einen schnellen Überblick.
Das ausführliche Video führt Dich durch die gesamte Vorlage.
Und in einem dritten Video zeige ich ausschließlich den XML-Export mit Tastenkürzeln.
Gerade dieser Schritt wirkt beim ersten Lesen komplizierter, als er in der Praxis ist.
Nach ein paar Rechnungen geht der Ablauf sehr schnell von der Hand.
Für wen ist Easy-XRechnung gedacht?
Wenn Du Excel bereits kennst, nur einfache B2B-Rechnungen erstellst und dafür kein zusätzliches Rechnungsprogramm einführen möchtest, solltest Du Dir die Vorlage anschauen.
Wenn Du dagegen täglich große Mengen an Rechnungen schreibst, verschiedene Steuersätze benötigst, Warenwirtschaft, Mahnwesen oder andere umfangreiche Funktionen erwartest, bist Du mit einer vollständigen Rechnungssoftware wahrscheinlich besser bedient.
Easy-XRechnung ansehen
Auf der Produktseite findest Du Screenshots, den genauen Funktionsumfang und alle Informationen zur Vorlage.
Easy-XRechnung – Excel-Vorlage für E-Rechnungen ansehen
Frohes Schaffen … Pierre
