Mit diesem Text erreichst Du zwei Dinge: Du siehst, wo Du mit Deiner Buchhaltung schon gut aufgestellt bist – und Du bekommst ein System, das im Alltag funktioniert.
Deine Buchhaltung sollte Dir Informationen liefern, damit Du Dein Unternehmen steuern kannst. So viel wie nötig, so wenig wie möglich.
Dafür müssen nicht alle Daten in Echtzeit bereitstehen. Eine tägliche oder wöchentliche Aktualisierung reicht in den meisten Fällen. Wichtig ist, dass Du feste Termine hast und diese einhältst.
Die Excel-Vorlage-EÜR ist ein gutes Werkzeug für Deine Buchhaltung: Sie unterstützt nicht nur das Erfassen von Einnahmen und Ausgaben, sondern bereitet auch Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Umsatzsteuer-Erklärung und die Anlage EÜR vor – und liefert Dir zusätzlich eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) als „Cockpit“ für Deine Zahlen.
1) Standortbestimmung: Wo stehst Du gerade?
Ordne Dich kurz ein – ohne Schönreden, ohne Drama:
Stufe A – „Belege sammeln“
- Du hast Belege irgendwo (Mail, Downloads, Papierstapel) und machst Buchhaltung eher „am Stück“.
Stufe B – „Buchhaltung läuft, aber unregelmäßig“
- Du hast eine grobe Ordnung und trägst Einnahmen/Ausgaben ein – aber nicht mit festem Rhythmus.
Stufe C – „Monatsroutine + Kontrolle“
- Du führst monatlich sauber Deine Buchhaltung durch
- prüfst Deine Liquidität und Forderungen regelmäßig (ein- oder zweimal wöchentlich) und
- nutzt die BWA zur Steuerung.
Das Ziel ist Stufe C. Nicht perfekt. Aber wiederholbar. Hier zählt Routine.
Tipp: Ein Dokument Monatsabschluss anlegen
Ich habe ein Dokument, in dem ich Schriff für Schritt festhalte, was ich jeden Monat mache. So gehe ich auf Nummer sicher, dass ich nichts vergesse. Und kann den Prozess weiterentwickeln, in dem ich einfach eine neue Aufgabe aufnehme. Mache Aufgaben mache ich auch nur quartalsweise. Das Dokument kann auch Aufgaben außerhalb der Buchhaltung enthalten; bspw. ein Backup des Laptops zu erstellen oder die Performance der Website zu testen, oder oder oder ….
2) Das Grundprinzip: Rhythmus schlägt Echtzeit
Du brauchst zwei feste Termine – mehr nicht:
Wöchentlich (15–30 Minuten)
- Liquidität prüfen: Was kam rein? Was geht bald ab? Gibt es Engpässe?
- Tutorial: Liquiplanung in EÜR integrieren
- Forderungen prüfen: Was ist offen? Was ist fällig? Was ist überfällig?
- Tutorial: Zahlungsziel und Fälligkeit einfügen
Monatlich (60–120 Minuten)
- Monatsabschluss: Alles buchen, Ordnung herstellen, BWA checken.
- USt.-Voranmeldung (wenn umsatzsteuerpflichtig): Zahlen aus der Vorlage übernehmen und abgeben.
3) Belege digital organisieren: zentral ablegen, dann verarbeiten
Digitale Belege
Sobald sie reinkommen (PDF per Mail, Download aus Portalen): sofort zentral ablegen.
Analoge Belege
Scanne sie entweder
- sofort, oder
- gesammelt wöchentlich, oder
- gesammelt monatlich
Hauptsache: Danach liegen sie ebenfalls zentral und sind auffindbar.
4) Der „Belege“-Ordner als Inbox: sehr gutes System
Ich lege Dir nahe, was bei mir sehr gut funktioniert:
- Du hast einen Ordner „Belege“. Dort landet erstmal alles (Inbox-Prinzip).
- Beim Monatsabschluss nimmst Du den Kontoauszug als Leitlinie (analog oder digital).
- Du arbeitest Position für Position vom Kontoauszug ab und trägst die Daten in die Excel-Vorlage ein.
- Sobald die Buchung in Excel erfasst ist, verschiebst Du den Beleg aus dem Order „Belege“ in den finalen Ordner. Bei mir ist das ein Unter-Order der „verbucht“ heißt. Alles was da drin liegt, ist in der Excel erfasst. Das System is quasi synchron.
- Das ist effizient, weil Du nicht ständig entscheiden musst. Du entscheidest gebündelt – im Monatsabschluss.
5) Monatsabschluss Schritt für Schritt (mit Excel-Vorlage-EÜR)
Schritt 1: Kontoauszug bereit stellen
- Kontoauszug herunterladen und im Ordner „Kontoauszüge“ ablegen.
Schritt 2: Kontoauszug „durchbuchen“ und Quittungen ergänzen
- Achte auf Pflichtfelder: In der Vorlage sind Pflichtfelder mit * markiert (z. B. Zahlungsdatum).
- Jede Zeile vom Kontoauszug:
- Beleg suchen (aus dem Ordner „Belege“),
- in Excel eintragen (Einn / Ausg bzw. passende Spezialtabellen),
- Beleg danach in die finale Ablage verschieben.
- Wenn Du Quittungen aus Barzahlungen hast, diese nicht vergessen.
Schritt 3: Pauschalen (Kfz, Verpflegungspauschalen) eintragen
- Wenn Du dienstlich mit dem Privat-PKW gefahren bist oder für Dienstreisen eine Verpflegungspauchale genutzt hast, diese eintragen.
- Dafür am Besten die Dienstreisen im Kalender eintragen und dann monatlich sichten.
Schritt 4: BWA nutzen (nicht ignorieren)
Die BWA ist als „Cockpit“ gedacht: monatsgenau, kumuliert, Jahreswerte – und als Netto-Auswertung ohne Umsatzsteuer. Genau deshalb ist sie zur Steuerung besser geeignet als die EÜR-
Tabelle.
Schritt 4: USt.-Voranmeldung
Wenn alle Buchungen drin sind, kannst Du die USt.-Voranmeldung machen.
6) So holst Du mehr aus der Excel-Vorlage heraus (ohne sie aufzublähen)
Anbei stelle ich ein paar Anpassungen vor, die für den einen oder anderen sehr hilfreich sein können. Ich verlinke auf die entsprechenden Tutorials. Wenn Du Hilfe bei der Anpassung benötigst, melde Dich gerne.
A) Digitale Belege direkt in Excel verlinken (für alle wichtig):
- Dann hast Du beim Nachschauen den Beleg mit einem Klick parat – besonders wertvoll Monate später.
B) Zahlungskontrolle über „Einnahmen“
- Du kannst gestellte Rechnungen schon eintragen, auch wenn sie noch nicht bezahlt sind – als Kontrolle offener Forderungen sozusagen.
- Achte: In der BWA tauchen sie erst auf, wenn das Zahlungsdatum gesetzt ist.
- Du kannst die Vorlage um Fälligkeit und Zahlungsziel erweitern
C) Einnahmen- und Ausgabearten an Dein Business anpassen
- In der Excel-Vorlage sind die Einnahme- und Ausgabearten BWA in „Einstellungen“ bewusst editierbar.
- Du kannst sie ändern/erweitern, damit Deine BWA wirklich zu Deinem Betrieb passt.
- Das ist ein echter Vorteil gegenüber Standard-Software, die Dir oft eine Logik aufzwingt.
D) Zusätzliche Spalten einfügen
- Du kannst in der Excel-Vorlage-EÜR zusätzliche Spalten einfügen, um mehr Kontext pro Buchung (Projekt, Kunde, Kanal, Notizen) zu schaffen.
- Dann hast Du später weniger Rückfragen an Dich selbst.
E) Auswerten mit Filtern und Sortieren
- Du kannst Excel auch als Analyse-Tool nutzen, und in den Tabelle Filtern und Sortieren.
F) Bankumsätze importieren
- Du kannst Deine Bankumsätze auch aus einem CSV importieren, um Tipparbeit zu reduzieren und um Zahlendreher zu vermeiden.
F) weitere Controlling-Module nach Bedarf
- Rohertrag sichtbar machen (wenn relevant für Handel/Wareneinsatz)
- Soll-Ist-Vergleich
- Projektcontrolling
- Mehrjährige BWA (damit Du Entwicklungen über Jahre siehst, nicht nur ein Jahr isoliert)
7) Buchhaltungssoftware: kann Vorteile haben – aber ist nicht automatisch die bessere Wahl
Vorteile von Buchhaltungssoftware
Buchhaltungssoftware kann viele Funktionen „mitbringen“, z. B. Bankanbindung, Automatisierung, Belegerkennung, Archivfunktionen.
Das kann sinnvoll sein, wenn Du sehr viele Buchungen hast oder im Team arbeitest.
Aber
Für viele EÜR-Anwender ist das schnell zu schwer, zu teuer und zu unflexibel. Du bezahlst laufend, musst Dich an die Logik der Software anpassen und hast oft mehr Prozess als Nutzen. Der große Vorteil von Excel ist die individuelle Anpassbarkeit und die schlanke Umsetzung – genau so, wie Du es brauchst.
Abschluss
Wenn Du heute nur zwei Dinge festlegst, ist schon viel gewonnen:
1. Wöchentlicher Termin für Liquidität + Forderungen. Montag bietet sich an :)
2. Monatstermin für den vollständigen Monatsabschluss (Kontoauszug Zeile für Zeile) inkl. BWA-Check und ggf. USt.-Voranmeldung.
Dann wird Buchhaltung nicht „Aufgabe“, sondern Routine.
Und Routine ist King. Wie beim Sport.
Frohes Schaffen … Pierre
