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Projektkalkulation: planen, erfassen und auswerten

Wenn ich mehr Geld verdienen will, muss ich besser abschätzen, wie viel Zeit ich wirklich benötige. Daher muss ich meine Projekte planen, erfassen und auswerten.

Mein erstes selbst kalkuliertes Angebot als Selbstständiger war vor vielen Jahren die Erstellung einer Website für ein Architekturbüro. Ich dachte, ich benötige 10 Stunden und wollte 25 € / Stunde. Dies ergab 250 € Auftragswert. Am Ende benötigte ich 25 Stunden. Mein Verdienst schrumpfte also auf 10 € / Stunde, was für mich als Student trotzdem noch OK war. Aber eben nicht mein angestrebtes Ziel.

Ich erkannte jedoch: Wenn ich mehr Geld verdienen will, muss ich besser abschätzen, wie viel Zeit ich wirklich benötige. Eine wichtige Lektion, die ich schnell lernen durfte. Und zum Glück bei einem Projekt mit relativ wenig Auftragswert.

In diesem Beitrag möchte ich mit Dir teilen, wie ich heute vorgehe. Vielleicht hilft es Dir, Deine Projekte besser zu kalkulieren und auszuwerten.

1. Halte fest, was Dein Kunde will und wie die Anforderungen an Dein Werk sind

Um abzuschätzen, wie lange Du für ein Projekt benötigst, musst Du als erstes wissen, was der Kunde genau will. Halte in einem klärenden Gespräch die Anforderungen an Deine Leistung oder Dein Werk fest. Dies ist die Basis für Dein Angebot. Sei dabei möglichst konkret und meide „schwammige Formulierungen“. Mache in der Anforderungsanalyse noch keine konkreten Aussagen zu dem finalen Preis, sondern plane erst ausführlich das Projekt. Abhängig davon, wie lange diese Klärungs- oder Konzeptionsphase dauert, kannst Du diese Leistung auch bereits in Rechnung stellen. Bspw. auf Stundenbasis. Um den Kunden nicht zu verschrecken, kannst Du ihm auch anbieten, diese Leistung später mit dem eigentlichen Auftrag zu verrechnen.

2. Plane die notwendigen Schritte zur Leistungserbringung

Wenn Du weißt, was der Kunde will, überlege Dir, in welchen Schritten Du vorgehen musst, um die Leistung zu erbringen. Halte jede noch so kleine Aufgabe fest, die notwendig ist. Mir hilft es, wenn ich das Projekt erst in grobe Phasen mit einzelnen Phasenzielen (Meilensteine) unterteile und mir dann die Aufgaben pro Phase überlege.

3. Kalkuliere den Aufwand (Zeit & Geld)

Nun schätze für jede Aufgabe, die Du selbst erbringst, den notwendigen Zeitaufwand. Gehe dabei nicht zu optimistisch vor. Betrachte bereits abgeschlossene Projekte und prüfe, wie lange Du dort für die Aufgaben gebraucht hast. Im Laufe der Zeit entwickelst Du gewisse Erfahrungswerte. Multipliziere nun den Zeitaufwand mit Deinem gewünschten Stundensatz. Für Aufgaben, die Du an Dritte weitergibst, hältst Du fest, was Dich die Fremdvergabe kosten wird. Nun hast Du Deine Zeit- und Kostenplanung abgeschlossen. Diese PLAN-Werte werden auch SOLL-Werte genannt. So „soll“ das Projekt laufen.

4. Ermittle Auftragswert und Zeitaufwand

Rechne nun die Kosten zusammen und Du erhältst den Auftragswert für das Projekt. Rechne Deinen Zeitaufwand zusammen, um zu erfahren, wie viele Stunden Du oder Deine Mitarbeiter für das Projekt einplanen müsst. Ermittle unter Berücksichtigung weiterer parallel laufender Projekte, zu welchem Datum das Projekt frühestens fertig sein kann. Schlage unter Umständen noch einen Zeitpuffer für unvorhergesehenes oben drauf.

5. Unterbreite das Angebot

Im nächsten Schritt erstellst Du das Angebot für den Kunden. Halte in dem Angebot fest, welche Leistungen Du erbringst, den Auftragswert und den geplanten Fertigstellungstermin. Du kannst auch festhalten, welche Leistungen Du nicht erbringst, damit beim Kunden Klarheit herrscht. Sollte der Kunde im Laufe der Projektumsetzungen weitere Wünsche haben, kannst Du dafür einen neuen Vertrag (auch Nachtrag genannt) aufsetzen. Vermerke in dem Angebot, bis wann das Angebot gültig ist.

6. Projektumsetzung und sorgfältige Zeiterfassung

Nimmt der Kunde Dein Angebot an, geht es an die Umsetzung. Arbeite alle Schritte wie geplant ab und erfasse dabei sorgfältig den tatsächlichen Zeitaufwand für jede Aufgabe. Für alle fremdvergebenen Aufgaben erfasst Du die Kosten, die Dir dadurch entstanden sind. Dies sind Deine tatsächlichen Werte; Deine IST-Werte.

7. Kalkuliere das Projekt nach

Wenn Du das Projekt abgeschlossen hast, geht es an die Auswertung bzw. die Nachkalkulation. Hier erfährst Du, ob Dein Projekt „gut“ verlief. Multipliziere den IST-Zeitaufwand pro Aufgabe mit Deinem Stundensatz, um den IST-Aufwand pro Aufgabe zu erhalten. Addiere die IST-Aufwände aller Aufgaben, um Deinen Gesamt-IST-Aufwand zu ermitteln. Ist dieser niedriger als der Auftragswert, hast Du nicht nur Dein Ziel erreicht, sondern sogar noch etwas mehr „rausgeholt“. Ist der Gesamt-IST-Aufwand höher als der Auftragswert, lief es nicht so gut. Nun gilt es, herauszubekommen, wo Du zu optimistisch geplant hast. Vergleiche die IST-Werte der einzelnen Aufgaben mit den SOLL-Werten, um zu erkennen, wo Du länger gebraucht hast. Bei fremdvergebenen Aufgaben vergleichst Du den IST-Aufwand mit dem SOLL-Aufwand, um Abweichungen zu erkennen.

8. Lerne aus dem Projekt und treffe Vorkehrungen

Zu guter letzt kannst Du Dich fragen, was Du aus dem Projekt lernen darfst. Warum haben die Aufgaben länger gedauert als geplant? Lag es an Organisation, Kommunikation, Umfeld, Mitarbeiter, Produktivität etc.? Im Optimalfall triffst Du Vorkehrungen, um es beim nächsten Projekt besser zu machen.

Wenn Deine Projekte immer ähnlicher Natur sind, empfehle ich Dir ein Muster anzulegen, in dem Du alle Aufgaben festhältst, die in bisherigen Projekten von Dir bewältigt werden mussten. So schaffst Du Dir eine Sammlung von Aufgaben, die Du bei der nächsten Auftrags-Kalkulation durchgehen kannst, um sicherzustellen, dass Du nichts vergisst. Wenn die Aufgaben nicht relevant sind, löschst Du sie einfach.

Excel-Vorlage?

Ich hoffe, der Beitrag hilft Dir, Deine Projekte besser zu kalkulieren und auszuwerten.

Wenn Du für eine derartige Kalkulation, Zeiterfassung und Nachkalkulation eine Excel-Vorlage benötigst, hinterlasse mir einen Kommentar. Wenn Bedarf besteht, werde ich eine entwickeln und veröffentlichen.

Frohes Schaffen … Pierre

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