GoBD und Excel. In diesem Beitrag gehe ich darauf ein, wie gut sich Excel mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verträgt.
Als Ersteller von Excel-Vorlagen für die Buchhaltung möchte ich gerne ein paar Gedanken zum Thema GoBD schreiben. Bitte lies sie Dir durch und bilde Dir Dein eigenes Bild. Bitte beachte, dass dies lediglich meine private Meinung ist und ich kein Steuerberater bin. Ich übernehme keine Haftung für Inhalt, Korrektheit und Vollständigkeit.
Was sind die GoBD
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wurden am 14.11.2014 vom Bundesministerium der Finanzen erstmals veröffentlicht und waren ab 01.01.2015 gültig. Die GoBD 2014 als PDF anschauen. Am 28.11.2019 wurde eine überarbeitete Fassung veröffentlicht, welche ab 01.01.2020 gültig ist. Die GoBD 2019 als PDF anschauen. Eine wichtige Erleichterung ist, dass die Digitalisierung von Belegen mittels mobiler Endgeräte explizit anerkannt wird.
Laut Wikipedia:
… regeln die GoBD die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Zudem enthalten die GoBD Regeln zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen. … Sie lösen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ab.
Für wen gelten die GoBD
Die GoBD gelten für alle Unternehmen und nicht nur für bilanzierende Unternehmen. Also auch für Gewinnermittler anhand der EÜR.
Jedoch ist die Messlatte für Kleinstunternehmen scheinbar nicht ganz so streng, da in der Version 2019 unter Randnummer 15 u.a. folgendes steht: „… Bei Kleinstunternehmen, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln (bis 17.500 Euro Jahresumsatz), ist die Erfüllung der Anforderungen an die Aufzeichnungen nach den GoBD regelmäßig auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten.“
Was fordern die GoBD
Die GoBD umfassen mehrere Kapitel. Unter anderem den Bereich Allgemeine Anforderungen. In diesem steht geschrieben:
Demnach sind bei der Führung von Büchern in elektronischer oder in Papierform und sonst erforderlicher Aufzeichnungen in elektronischer oder in Papierform im Sinne der Rzn. 3 bis 5 die folgenden Anforderungen zu beachten:
- Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (siehe unter 3.1),
- Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung (sieheunter 3.2):
- Vollständigkeit (siehe unter 3.2.1),
- Richtigkeit (siehe unter 3.2.2),
- zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (siehe unter 3.2.3),
- Ordnung (siehe unter 3.2.4),
- Unveränderbarkeit (siehe unter 3.2.5).
Diese Grundsätze müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt werden und erhalten bleiben.
Meiner Meinung nach verhält sich Excel wie jede andere Software neutral gegenüber den Punkten Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchung und Ordnung. Vielmehr obliegt es hier dem Buchenden, diese Anforderungen einzuhalten. Die Anforderungen sind wichtig, damit es bei einer Betriebsprüfung nichts zu beanstanden gibt.
Unveränderbarkeit
Etwas komplizierter wird es bei dem Thema Unveränderbarkeit. Hierzu steht unter 3.2.5 geschrieben:
Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB).
Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen Buchungen oder Aufzeichnungen (vgl. Rzn. 3 bis 5) müssen daher so protokolliert werden, dass die Voraussetzungen
des § 146 Absatz 4 AO bzw. § 239 Absatz 3 HGB erfüllt sind (siehe auch unter 8). Für elektronische Dokumente und andere elektronische Unterlagen, die gem. § 147 AO aufbewahrungspflichtig und nicht Buchungen oder Aufzeichnungen sind, gilt dies sinngemäß.
Excel verträgt sich nicht mit der Forderung der Unveränderbarkeit, da Werte ohne weiteres geändert werden können. Auch können Dokumente von der Festplatte gelöscht werden, ohne das dies dokumentiert ist.
Speichert man die Dateien jedoch in einem Dokumenten-Management-System (DMS), kann die Historie nachvollzogen werden. Somit kann anscheinend der Punkt Unveränderbarkeit gelöst werden.
bitkom-Leitfaden zu DMS und GoBD
Bitkom, der Digitalverband Deutschlands, hat sich intensiv mit den GoBD und den daraus resultierenden Anforderungen an Dokumenten-Management-Systeme beschäftigt. Das Resultat hiervon ist der umfassende Leitfaden GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme. Auf Basis der wesentlichen Anforderungen der GoBD gibt diese Checkliste Empfehlungen, die eine Umsetzung in der Unternehmenspraxis unterstützen sollen.
Etwas Entwarnung?
Die GoBD sind kein Gesetz. Das G steht für Grundsätze. Es ist vielmehr eine interne Verwaltungsanweisung, wie der Unternehmer seine Buchführung machen soll. Diese Regeln haben kein Gesetzgebungsverfahren durchlaufen.
Nichtsdestotrotz fassen die GoBD auch jahrelange Rechtsprechung zusammen. Sich an die GoBD zu halten, ist daher empfehlenswert und seine Bücher ordentlich zu führen ist auch per Gesetz gefordert. Wenn Du Dich als Unternehmer daher an die GoBD hältst, bist Du einer Betriebsprüfung zu Beginn gut aufgestellt.
Allerdings beurteilen Betriebsprüfer die gesamte Aussagekraft der Buchhaltung. Es zählt der Gesamteindruck. Wenn Du gegen eine Regel verstößt, aber Deine Buchhaltung plausibel ist, wird der Betriebsprüfer wahrscheinlich nicht gleich Deine komplette Buchhaltung in Frage stellen und Dich schätzen. Da muss wahrscheinlich mehr passieren. Zum Beispiel völlig fehlerhaftes Buchen oder versuchter Betrug; da nützt dann auch die beste Software nichts.
Wie gehe ich vor?
Ich habe bei meinem Finanzamt angerufen und nachgefragt, ob es OK ist, Excel in der Buchhaltung einzusetzen. Dies wurde mir am Telefon bestätigt. Schriftlich habe ich das nicht, aber es gibt mir zumindest etwas Entwarnung. Ich nutze daher weiterhin Excel in meiner Buchhaltung und achte sorgfältig auf die Einhaltung der Punkte Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchung und Ordnung.
Das Finanzamt eines anderen Nutzers meinte, wenn er die Zahlen mit Belegen nachweisen kann, ist alles gut.
Daher rate ich auch Dir: Rufe beim Finanzamt an und frage einfach mal nach, wie die das sehen.
Fazit
Ich finde die GoBD grundsätzlich gut und es ist für mich auch völlig nachvollziehbar, dass ab einer gewissen Unternehmensgröße mit entsprechendem Umsatz und Gewinn strenge Anforderungen an die Buchhaltung gestellt werden. Aber ich finde auch, dass Kleinstunternehmen und Gründer, die auf alle Punkte außer Unveränderbarkeit achten, nicht zu viel zugemutet werden sollte. Buchhaltungssoftware, Steuerberater und Dokumenten-Management-System stellen für viele Beginner große Hürden dar.
Wie bereits zu Beginn geschrieben, ist dies jedoch meine Sicht der Dinge. Ich möchte hier keine Empfehlung aussprechen.
Weiterführende Links zu den GoBD
Die 6 größten Mythen rund um die neuen GoBD bei kontolino.de
Die 5 größten Irrtümer zu den GoBD bei felix1
Experten erläutern die GoBD / Ausgabe 4: Was bedeutet „Unveränderbarkeit“? bei PSP München
