In diesem Artikel erkläre ich die Auswirkungen des Zahlungsdatums auf die Umsatzsteuervoranmeldung, insbesondere auf den Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs.
In der Excel-Vorlage-EÜR wird in den Bereichen „Einnahmen“ und „Ausgaben“ das Zahlungsdatum erfasst. Dies ist das Datum, an dem die Zahlung erfolgte. Also das Geld vom Konto ab- / zuging bzw. bar bezahlt / erhalten wurde.
Anhand dieses Zahlungsdatums wird die Zahlung einem Monat in der Tabelle „BWA“ (betriebswirtschaftliche Auswertung) und einem Monat in der Tabelle USt.Voranm (Umsatzsteuervoranmeldung) zugeordnet. In diesem Artikel erkläre ich die Auswirkungen auf die Umsatzsteuervoranmeldung, insbesondere auf den Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs.
Umsatzsteuer
Bei der eingenommen Umsatzsteuer muss zwischen den zwei Arten IST-Versteuerung und SOLL-Versteuerung unterschieden werden.
Bei Ist-Versteuerung muss die Umsatzsteuer nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums abgeführt werden, in dem sie vereinnahmt wurde (das Geld einging). Die Excel-Vorlage-EÜR unterstützt die Ist-Versteuerung. Daher muss das Zahlungsdatum in der Tabelle Einn. eingetragen werden und die Tabelle USt.Voranm. orientiert sich daran.
Bei Soll-Versteuerung muss die Umsatzsteuer nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums abgeführt werden, in dem sie vereinbart wurde (die Rechnungslegung stattfand). Die Excel-Vorlage-EÜR unterstützt die Soll-Versteuerung von Haus nicht.
Vorsteuer – Regelfall
Der Vorsteuerabzug ist in §15 UStG geregelt.
Dort steht geschrieben:
Der Unternehmer kann die folgenden Vorsteuerbeträge abziehen:
1. die gesetzlich geschuldete Steuer für Lieferungen und sonstige Leistungen, die von einem anderen Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführt worden sind. Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzt. Soweit der gesondert ausgewiesene Steuerbetrag auf eine Zahlung vor Ausführung dieser Umsätze entfällt, ist er bereits abziehbar, wenn die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet worden ist;
Voraussetzungen
Die ersten beiden Sätze beziehen sich auf den Regelfall, woraus sich folgenden Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug ableiten:
- Du bist Unternehmer
- die Steuer ist gesetzlich geschuldet für Lieferungen und sonstige Leistungen
- Lieferung und sonstige Leistungen wurden ausgeführt von einem anderen Unternehmer
- für Dein Unternehmen
- Dir liegt eine korrekte Rechnungen i.S.d. § 14 UStG vor
Diese Voraussetzungen müssen insgesamt alle erfüllt sein.
Vereinfachte Zusammenfassung: Rechnung liegt vor + Leistung wurde ganz ausgeführt
Auswirkung auf die Excel-Vorlage-EÜR:
Interessant ist, dass das Zahlungsdatum nicht relevant ist.
Für die Ausübung des Rechts auf Vorsteuerabzug ist es nicht erforderlich, dass Du die Rechnung bezahlt hast. Das Zahlungsdatum in der Tabelle Ausg ist also für den Regelfall gar nicht relevant. Daher könnte man annehmen, dass ich die Excel-Vorlage-EÜR in der Tabelle „Ausgaben“ um eine weitere Spalte erweitern müsste, in der ich das Datum abfrage, zu welchem beide Punkte erfüllt sind.
Dies würde die Vorlage jedoch meiner Meinung nach unnötig erweitern und komplexer machen. Dies möchte ich vermeiden, damit die Tabelle weiterhin einfach und übersichtlich bleibt sowie einen schnellen Einstieg ermöglicht. Daher halte ich an dem Zahlungsdatum fest und zeige folgend die möglichen Szenarien und warum das Zahlungsdatum genügt.
Voraussetzung war: Rechnung liegt vor + Leistung wurde ganz ausgeführt
Auswirkung 1 – Rechnung wird sofort bezahlt:
Wenn die Rechnung am dem Tag bezahlt wird, an dem sie das erste mal vorliegt, stimmen Zahlungsdatum und Rechnungseingangsdatum überein und das Zahlungsdatum genügt zur korrekten Zuordnung zur Umsatzsteuervoranmeldung.
Auswirkung 2 – Rechnung wird später bezahlt:
Wenn die Rechnung nicht sofort sondern bsüäter bezahlt wird, kann es passieren, dass der Voranmeldezeitraum, in dem die Vorsteuer hätte gezogen werden müssen (alle Voraussetzungen waren erfüllt) vom Voranmeldezeitraum abweicht, in dem die Vorsteuer tatsächlicht geltend gemacht wurde (Voranmeldezeitraum in den das Zahlungsdatum fällt). Daraus ergeben sich die folgenden 4 möglichen Szenarien.
Beispiel 1:
Leistung wurde erbracht im März. Rechnung geht ein am 01. April und wird am 15. April bezahlt. Rechnungseingangsdatum und Zahlungsdatum weichen voneinander ab, sind aber immer noch im selben Voranmeldezeitraum. Das Zahlungsdatum genügt zur korrekten Zuordnung zum Umsatzsteuervoranmeldungszeitraum.
Beispiel 2:
Leistung wurde erbracht im März. Rechnung geht ein am 01. April und wird am 01. Mai bezahlt. Der Unternehmer ist zur quartalsweisen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet. Trotz unterschiedlicher Monate von Rechnungseingangsdatum und Zahlungsdatum wird der Vorsteuerabzug korrekterweise im 2. Quartal geltend gemacht.
Beispiel 3:
Leistung wurde erbracht im März. Rechnung geht ein am 01. April und wird am 01. Mai bezahlt. Der Unternehmer ist zur monatlichen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet. Anhand des Zahlungsdatums wird der Vorsteuerabzug in der Excel-Vorlage dem Monat Mai zugeordnet, obwohl die Voraussetzungen bereits im April vorlagen und entsprechend die Vorsteuer hätte im April gezogen werden müssen. Die Zuordnung ist falsch.
Anhand der Umsatzsteuervoranmeldung wird die Vorauszahlung berechnet. Final abgerechnet wird am Ende des Jahres mit der Umsatzsteuererklärung. Ähnlich der Nebenkostenvorauszahlung und der finalen Betriebskostenabrechnung in einer Mietwohnung. Wenn die Vorsteuer nicht dem korrekten Voranmeldezeitraum wie im Beispiel 3 zugeordnet wird, empfinde ich dies nicht als gravierend, solang in der Umsatzsteuererklärung alle Werte für das Jahr korrekt enthalten sind.
Insofern können gefühlt 99% der Buchungsfälle korrekt bzw. ausreichend mit der einfachen Excel-Vorlage-EÜR behandelt werden. Lediglich das folgende Beispiel würde mit meiner Vorlage nicht funktionieren.
Beispiel 4:
Leistung wurde erbracht im März 2019. Rechnung geht ein am 01. April 2019 und wird am 01. Januar 2020 bezahlt. Der Datensatz wird in die Excel-Vorlage-EÜR-2020 eingetragen, da das Zahlungsdatum 2020 ist. Die Vorsteuer hätte jedoch in 2019 geltend gemacht werden müssen. Im schlimmsten Fall kann das Finanzamt bei einer Prüfung den Vorsteuerabzug in 2020 nicht anerkennen und streichen. Eine Rückzahlung (evtl. + Zinsen) wäre fällig. Diesen Fall kann meine Excel-Vorlage nicht abdecken. Wenn Du jedoch alle Rechnungen, in dem Jahr bezahlst, in dem sie eingehen, umschiffst Du ganz leicht diesen möglichen Fall.
Vorsteuer – Ausnahme: Anzahlung
Der Vorsteuerabzug ist in §15 UStG geregelt.
Dort steht geschrieben:
Der Unternehmer kann die folgenden Vorsteuerbeträge abziehen:
1. die gesetzlich geschuldete Steuer für Lieferungen und sonstige Leistungen, die von einem anderen Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführt worden sind. Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzt. Soweit der gesondert ausgewiesene Steuerbetrag auf eine Zahlung vor Ausführung dieser Umsätze entfällt, ist er bereits abziehbar, wenn die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet worden ist;
Voraussetzungen
Für den Fall der Anzahlung wird der dritte Satz relevant. Woraus sich folgenden Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug bei einer Anzahlung ableiten:
- Du bist Unternehmer
- die Steuer ist gesetzlich geschuldet für Lieferungen und sonstige Leistungen
- Steuer ist gesondert ausgewiesen
- Rechnung liegt vor
- Zahlung bzw. Anzahlung ist erfolgt
- Ausführung der Umsätze ist noch nicht erfolgt
Diese Voraussetzungen müssen insgesamt alle erfüllt sein.
Vereinfachte Zusammenfassung: Rechnung liegt vor + Leistung noch nicht (ganz) ausgeführt + Rechnung bezahlt
Auswirkung auf die Excel-Vorlage-EÜR:
Das Zahlungsdatum in der Tabelle Ausgaben ist bei der Anzahlung – im Gegensatz zum Regelfall – also relevant für die Zuordnung zum Umsatzsteuervoranmeldungszeitraum.
Um eine Rechnung bezahlen zu können, muss diese vorliegen. Das heißt, in dem Augenblick, wo eine Rechnung bezahlt wird, sind die Voraussetzungen „Rechnung liegt vor“ und „Zahlung ist erfolgt“ für den Vorsteuerabzug erfüllt. Das Zahlungsdatum genügt zur korrekten Zuordnung zur Umsatzsteuervoranmeldung.
Quellen:
Vorsteuer bei Rechnung aus dem Ausland
Da ich schon eimal danach gefragt wurde, möchte ich an dieser Stelle gerne noch erwähnen:
Deutsche Unternehmer dürfen nur die deutsche Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen, die Umsatzsteuer aus anderen EU-Staaten jedoch nicht. Quelle: Haufe
Wenn Du bspw. in Österreich tankst, darfst Du die Vorsteuer nicht ziehen. Du trägst in der Excel-Vorlage in der Tabelle Ausgaben bei brutto und netto den selben Betrag ein. Damit wird die USt. den Wert Null ausgeben.
