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Zahlungsdatum – Vorsteuerabzug

In diesem Artikel erkläre ich die Auswirkungen des Zahlungsdatums auf die Umsatzsteuervoranmeldung, insbesondere auf den Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs.

In der Excel-Vorlage-EÜR wird in den Bereichen „Einnahmen“ und „Ausgaben“ das Zahlungsdatum erfasst. Dies ist das Datum, an dem die Zahlung erfolgte, also das Geld vom Konto ab- / zuging bzw. bar bezahlt / erhalten wurde.

Anhand dieses Zahlungsdatums wird die Zahlung einem Monat in der „BWA“ (betriebswirtschaftliche Auswertung) und einem Monat in der Umsatzsteuervoranmeldung zugeordnet. In diesem Artikel erkläre ich die Auswirkungen auf die Umsatzsteuervoranmeldung, insbesondere auf den Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs.

Umsatzsteuer

Die eingenommene Umsatzsteuer muss bei Ist-Versteuerung nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums abgeführt werden, in dem sie vereinnahmt wurde (das Geld einging). Bei Soll-Versteuerung nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem sie vereinbart wurde. Meine Excel-Vorlage-EÜR kann nur bei Ist-Versteuerung verwendet werden. Nicht bei Soll-Versteuerung.

Vorsteuer

Regelfall

Der Vorsteuerabzug ist nach § 15 Abs. 1 UStG unter folgenden Voraussetzungen möglich:

  • Unternehmer können
  • die in Rechnungen i.S.d. § 14 UStG
  • gesondert ausgewiesene Steuer
  • für Lieferungen oder sonstige Leistungen,
  • die von anderen Unternehmern
  • für sein Unternehmen ausgeführt worden sind

abziehen. Diese Voraussetzungen müssen insgesamt erfüllt sein.

Für die Ausübung des Rechts auf Vorsteuerabzug ist nicht erforderlich, dass die Rechnung bezahlt worden ist.

Zusammenfassend: Rechnung liegt vor + Leistung wurde ganz ausgeführt

Das Zahlungsdatum in der Excel-Vorlage ist für den Regelfall also irrelevant.

Ausnahme: Anzahlung

Bei geleisteten Anzahlungen ist gem. § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG der Vorsteuerabzug in dem Voranmeldungszeitraum möglich, in dem eine Rechnung mit gesondertem USt-Ausweis vorliegt und die Zahlung geleistet worden ist.

Was ist eine Anzahlung: Bei einer Anzahlung wird das Entgelt bereits voll oder zum Teil entrichtet, obwohl die Leistungen noch nicht bzw. noch nicht ganz ausgeführt wurden. Es sind Vorleistungen, die in Erfüllung eines zu einem späteren Zeitpunkt noch zu vollziehenden Anschaffungsgeschäfts erbracht werden.

Zusammenfassend: Rechnung liegt vor + Leistung noch nicht (ganz) ausgeführt + Rechnung bezahlt

Das Zahlungsdatum in der Excel-Vorlage ist hier relevant.

Auswirkungen der Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug auf die Excel-Vorlage-EÜR

Um dem Regelfall (Leistungserbringung + Rechnungsvorlage) gerecht zu werden, könnte man annehmen, dass ich die Excel-Vorlage-EÜR im Bereich „Ausgaben“ um eine weitere Spalte erweitern müsste, in der ich das Datum abfrage, zu welchem beide Punkte erfüllt waren.

Dies würde die Vorlage jedoch meiner Meinung nach unnötig erweitern und komplexer machen. Dies möchte ich vermeiden, damit die Tabelle weiterhin einfach, übersichtlich bleibt und einen schnellen Einstieg ermöglicht. Daher halte ich an dem Zahlungsdatum fest und zeige folgend die möglichen Szenarien und warum das Zahlungsdatum genügt.

Anzahlung:

Voraussetzung:
Rechnung liegt vor + Leistung noch nicht (ganz) ausgeführt + Bezahlt

Behandlung in der Vorlage:
Um eine Rechnung bezahlen zu können, muss diese vorliegen. Das heißt, in dem Augenblick, wo eine Rechnung bezahlt wird, sind alle Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt. Das Zahlungsdatum genügt zur korrekten Zuordnung zur Umsatzsteuervoranmeldung.

Regelfall:

Voraussetzung:
Rechnung liegt vor + Leistung wurde ganz ausgeführt

Auswirkung 1 – Rechnung wird sofort bezahlt:
Wenn die Rechnung am dem Tag bezahlt wird, an dem sie das erste mal vorliegt, stimmen Zahlungsdatum und Rechnungseingangsdatum überein und das Zahlungsdatum genügt zur korrekten Zuordnung zur Umsatzsteuervoranmeldung.

Auswirkung 2 – Rechnung wird später bezahlt:
Wenn die Rechnung nicht sofort bezahlt wird, sondern später, kann es passieren (muss aber nicht), dass der Voranmeldezeitraum, in dem die Vorsteuer hätte gezogen werden müssen (alle Voraussetzungen waren erfüllt) vom Voranmeldezeitraum abweicht, in dem die Vorsteuer tatsächlicht geltend gemacht wurde (Voranmeldezeitraum in den das Zahlungsdatum fällt). Folgend die 4 möglichen Szenarien.

Beispiel 1:
Leistung wurde erbracht im März. Rechnung geht ein am 01. April und wird am 15. April bezahlt. Rechnungseingangsdatum und Zahlungsdatum weichen voneinander ab, sind aber immer noch im selben Voranmeldezeitraum. Das Zahlungsdatum genügt zur korrekten Zuordnung zur Umsatzsteuervoranmeldung

Beispiel 2:
Leistung wurde erbracht im März. Rechnung geht ein am 01. April und wird am 01. Mai bezahlt. Der Unternehmer ist zur quartalsweisen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet. Trotz unterschiedlicher Monate von Rechnungseingangsdatum und Zahlungsdatum wird der Vorsteuerabzug korrekterweise im 2. Quartal geltend gemacht.

Beispiel 3:
Leistung wurde erbracht im März. Rechnung geht ein am 01. April und wird am 01. Mai bezahlt. Der Unternehmer ist zur monatlichen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet. Anhand des Zahlungsdatums wird der Vorsteuerabzug in der Excel-Vorlage dem Monat Mai zugeordnet, obwohl die Voraussetzungen bereits im April vorlagen und entsprechend die Vorsteuer hätte im April gezogen werden müssen.

Anhand der Umsatzsteuervoranmeldung wird die Vorauszahlung berechnet. Final abgerechnet wird am Ende des Jahres mit der Umsatzsteuererklärung. Ähnlich der Nebenkostenvorauszahlung und der finalen Betriebskostenabrechnung in einer Mietwohnung. Wenn die Vorsteuer nicht dem korrekten Voranmeldezeitraum wie im Beispiel 3 zugeordnet wird, empfinde ich dies nicht als gravierend, solang in der Umsatzsteuererklärung alle Werte für das Jahr korrekt enthalten sind.

Insofern können 99% der Buchungsfälle korrekt bzw. ausreichend mit der meiner einfachen Excel-Vorlage-EÜR behandelt werden. Lediglich das folgende Beispiel würde mit meiner Vorlage nicht funktionieren.

Beispiel 4:
Leistung wurde erbracht im März 2014. Rechnung geht ein am 01. April 2014 und wird am 01. Januar 2015 bezahlt. Der Datensatz wird in die Excel-Vorlage-EÜR-2015 eingetragen, da das Zahlungsdatum 2015 ist. Die Vorsteuer hätte jedoch in 2014 geltend gemacht werden müssen. Im schlimmsten Fall kann das Finanzamt bei einer Prüfung den Vorsteuerabzug in 2015 nicht anerkennen und streichen. Eine Rückzahlung (evtl. + Zinsen) wäre fällig. Diesen Fall kann meine Excel-Vorlage nicht abdecken. Wenn Sie jedoch alle Rechnungen, in dem Jahr bezahlen, wo sie eingehen, umschiffen Sie ganz leicht diesen möglichen Fall. Um aus steuertaktischen Gründen, Zahlungen ins nächste Jahr zu verschieben, sprechen Sie mir Ihrem Auftragnehmer, dass er die Rechnung erst im Folgejahr stellt.

Quellen:

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